 |
РУБРИКИ |
Выставки - (курсовая) |
РЕКОМЕНДУЕМ |
||
|
Выставки - (курсовая)Выставки - (курсовая)Дата добавления: март 2006г. ВВЕДЕНИЕ Выставки —эффективный ресурс для организации и проведения социо-культурных и маркетинговых исследований, т к. они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора. Ценность исследований на выставках состоит атом, что они, с одной стороны, : • дают возможность получить богатый объем данных быстро дешевле, нежели в обычных условиях, • позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны массовый сбор данных • поскольку многие выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике, они позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число так трендов может достигать значительной величины; • исследования на выставках позволяют определить новые тенденции в развитии рынка, выявить образовавшиеся лакуны и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными. Участники выставки образуют вполне конкретное сообщество и обладают огромным объемом самой разнообразной и надежной маркетинговой информации; Часть I. Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта Каждый выставочный проект в ходе подготовки “обрастает”огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Т. о. , подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана и коррелирующего ему документооборота. Организационный план- эффективный инструмент организации и контроля отдельных этапов подготовки выставки Временные рамки реализации плана подготовки и проведения выставки очень эластичны (от 2 мес, до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки). Организационный план выставочного проекта Организационный план выставочного проекта “делит” время подготовки и проведения выставки на 5 этапов : • подготовительный этап • “запуск” выставки “финишная прямая” " проведение выставки • подведение итогов выставки Каждому из этапов соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного обеспечения. Ряд из них подробно рассматривается в отдельных главах, другие содержат комментарии непосредственно в документе. I. Подготовительный этап Комментарий. При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы: " готовность рынка /отрасли к проведению данного проекта • наличие партнеров ( по рынку/отрасли) по организации выставки • наличие аналогичных выставочных проектов Ответ на эти вопросы можно получить путем консультаций с представителями государственных, профессиональных, общественных объединений, изучения маркетинговых исследований по отрасли, периодической литературы, “живой работы” на конкурентных выставках. Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть“прозрачной”. В ее названии, номенклатуре, сроках, продолжительности не должно быть пересечений и искажений, дезориентирующих участников и посетителей. В концепции необходимо отразить: • обоснование “содержательной” состоятельности проекта для рынка • уникальные стороны проекта Документ, разработанный по такому плану, является “сеткой”для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и“обкатки” проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри. 1. 2 Анализ коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв. м. выставочной площади 1. 4 Заключение договора на застройку с генеральным подрядчиком Договор о застройке 1. 5 Подготовка Организационного комитета, формирование программы государственной поддержки проекта 1. 6 Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет) 1. 7 Подготовка информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставки КомментарийИнформационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма— не более 2 страниц. Комментарий. Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором. Целесообразно включать в пакет заявочной документации сразу все дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам: тематический рубрикатор 1. 9 Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP. Комментарий. Источники для формирования “фирменной” клиентской базы электронные и печатные базы данных по отраслям, “ведомственные”базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д. ) Интернет и др. Путем “сканирования”периодической печати, изучения маркетинговых исследований по рынку, а также используя бизнес-справки консалтинговых агентств, можно создать отдельные базы данных, с которыми необходима“точечная работа”. Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени“обработки”данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций Определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания Номенклатура полиграфической продукции, договор с базовой типографией на размещение заказа, техническое задание Определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акций План-схема рекламных акций, техническое задание по изготовлению наружной рекламы Индивидуальные программ! участия для крупных компаний, банков, СМИ КомментарийДля крупных компаний, банков и СМИ организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе“спонсорский пакет”), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных/уникальных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых экспоненту (спонсору) организаторами выставки рекламные возможности участия в выставке рекламные возможности участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы 1. 10 Разработка концепции и заявочной документации рекламно-информационных приложений Концепт(описание "дерево") продукта, заявочная документация на участие в рекламно-информационном приложении К современным техникам относится выпуск к выставке рекламно информационных приложений Т е. , в стандартную структуру каталога“вплетаются”информационные блоки, которые интересны пользователям как справочные/экспертные материалы. Тогда структура каталога может выглядеть следующим образом Стандартный набор: (** обозначены необязательные позиции) Справочные приложения: • справочная информация по структуре отрасли (государственные, общественные, профессиональные, научные учреждения и объединения) Необходимо разработать структуру мультимедийного сопровождения проекта: • виртуальная выставка в Интернет При выборе инструментов нужно учитывать, что создание и поддержание мультимедийных продуктов требует значительных организационных усилий внутри выставочной компании, т. к. необходимо постоянное обновление материалов, их обработка, а также отдельная работа по разработке электронных приложений, имеющих многоуровневую структуру. • размещение в СМИ согласно медиа-плану рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов • прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов) 2. 4 Работа с крупными компаниями, банками, корпорациями по реализации индивидуальных программ 2. 5 Работа на профильных и смежных конкурентных выставках по продвижению выставки 2. 6 Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения) Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям 2. 7 Реализация программы государственной и профессиональной поддержки • подписание распоряжений Правительства, приветствий, писем Распоряжения Правительства, приветствия, письма подготовка и проведение заседаний Организационного комитета и рабочих групп Протоколы и решения Оргкомитетов работа с государственными и профессиональными объединениями профильным Министерством Программа отраслевых мероприятий общественных акций (круглых столов по проблеме, тренингов и т. д. ) 2. 8 Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта Коммерческая часть (прайсы реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях (компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение) Информационная художественная, программная часть рекламно-информационных приложений 2. 9 Подготовка мероприятий презентационной программы на сцене, специальных проектов и конкурсной программы 3. 1. Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа "запуска выставки" 3. 2 Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки Детализированный план для застройщика 3. 4 Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования 3. 5 Составление перечня дополнительного оборудования, заказанного экспонентами Перечень дополнительного оборудования направленной на привлечение посетителей и создание положительного общественного резонанса 3. 10 Разработка и реализация оформления выставочного пространства Элементы худ оформления выставочного зала 3. 11 Подготовка и рассылка приглашений Официальным лицам и персонам VIP Приглашения VIP 3. 12 Подготовка и проведение пресс-конференции, посвященной открытию выставки, др. РR акции, прямое приглашение представителей СМИ 3. 14 Формирование папок экспонентов, пресс-наборов для распространения на выставке 3. 15 Привлечение наемного персонала на период проведения выставки (социологическая группа, переводчики, обслуживающий персонал и т. д. ) План -график работы наемного персонала и распределение обязанностей 3. 16 Определение методики статистических и социологических КомментарийРассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки " регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) " исследование отраслевого рынка Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам • правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий • данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т. д. ) • маркетинговые обзоры по рынку —коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней представление о новых тенденциях рынка, а , следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д. ) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ . Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок • цели участия в выставке, • оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке, • оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет • выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции 3. 17 Привлечение фотографа, съемочной группы для работы на выставке, режиссура съемок 3. 18 Подготовка заявочных материалов и рекламной продукции проекта на следующий год 3. 19 Разработка плана- графика экскурсий на выставке (время, тема, маршрут) План тематических экскурсий и посещений программа мероприятия, информационные материалы выставки, сувенирная продукция 3. 21 Распределение обязанностей и закрепление сотрудников для работы на выставочной площадке в период выставки Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т. д. ) Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы) Проведение протокольных мероприятий (открытие выставки, пресс-конференция, фуршет VIР Подготовка зала (оборудование, звук, количество посадочных мест) Регистрация участников, раздача материалов Проведение опроса социологического исследования среди участников деловой программы Сбор всех информационных и рекламных материалов мероприятия Подготовка ежедневной Программы дня и ее размещение внутри выставочного павильона Контроль над состоянием стендов и оборудованием, др. технические вопросы выставки Обеспечение работы информационного центра (продажа каталогов и СО, консультации экспонентов, организационные вопросы) Обеспечение работы VII5зала, дегустационных залов, др. служебных помещений (закупка продуктов, найм официантов и контроль их деятельности, планирование встреч, переговоров и презентаций) Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра Реализация социологического исследования по проекту (тиражирование анкет, контроль над ходом исследования) Организация тематических экскурсий на выставке (маршрут, организация транспорта по мере необходимости и т. д. ) 5. 1 Подготовка итоговых документов по договорам с администрацией павильона и генеральным застройщиком Договор на следующий год с выставочным павильоном и застройщиком 5. 2 Заключение договоров по договоренностям на выставке с экспонентами Заявки на участие в выставке следующего года • экспозиционная информация; общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др. • отчет о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы • отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта • результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту • приложения (состав рабочих органов, Распоряжения Правительства по выставочному проекту, положения о конкурсах, заключения конкурсных комиссий, списки лауреатов и др. ) Данные отчета используются в кампании по продвижению следующей выставки (пресс-релизы, СМИ, рекламная полиграфическая продукция), являются итоговым отчетным документов для партнеров по организации выставки и органов, обеспечивающих ее поддержку. видеоматериалов и электронных демо-версий, слайдотека и презентационный альбом выставки Пакет рекламно-информационных материалов проекта, сувениры, отклики, и т. д 5. 7 Обработка материалов социологического исследования 5. 8 Подготовка Архива проекта: все базы (клиентские, СМИ, министерства и ведомства, ассоциации и организации) Современная выставка —многоуровневый инструмент маркетинга, площадка, где экспонент может одновременно рекламировать, продавать свою продукцию и формировать образ своей фирмы. Вместе с тем это клуб профессионалов, своего рода индикатор состояния и перспектив развития отрасли. Эту“профессиональную”составляющую в значительной степени формирует деловая программа выставки, включающая в себя целый спектр разноплановых мероприятий. Для компаний-организаторов деловая программа выставки — инструмент “принудительного” привлечения целевой аудитории. Официальные мероприятия церемония открытия/закрытия выставки, пресс-конференции (в некоторой степени), визиты официальных лиц. официальные приемы /фуршеты, церемонии награждения лауреатов конкурсов и т. д... Для профессиональных мероприятий важно, чтобы их содержание и способ проведения соответствовали заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий: А) Конгресс — “съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения”). Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс Б) Форум — “массовое собрание, съезд”. По структуре и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями). В) Конференция- “большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп”. Имеет более практический/научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке. Г) Совещание- “заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса”. Целесообразно “подтягивание”к выставке отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки— профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию. Д) Семинар-“групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации”. Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено Распространенный тип делового мероприятия на выставке Е) Симпозиум- “совещание, конференция по специальному научному вопросу”Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др. Предполагает профессиональную аудиторию Ж) “Круглый стол”-обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию Принцип организации равноправие участников И) Специальные показы-используются для демонстрации комплексных технологических процессов в различных отраслях Важной составляющей выставок являются конкурсы, проводящиеся отраслевыми ведомствами и авторитетными организациями Для проведения конкурса формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия Важной составляющей выставок являются профессиональные Заявка на участие в конкурсе рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование дегустационных залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов) А) Тренинги-краткосрочные курсы повышения квалификации, которые проводятся в рамках выставки Б) Консультационные пункты—работа специалистов на выставке, оказывающих методическую и правовую помощь по специфическим вопросам отраслевого рынкаМаркетинговые центры Большую помощь в установлении деловых контактов оказывают маркетинговые и информационные центры, интегрирующие запросы посетителей и участников на различного рода продукцию и услуги А\) Дни страны/области/региона (компании, общественной организации) —представляют собой комплексные мероприятия, включающие протокольные мероприятия, семинары/симпозиумы/конференции, деловые встречи, презентационную программу Б) Фестивали и конкурсы по тематике выставки и по смежным темам В) Тематические экскурсиидля специалистов учащихся ВУЗов организуются организаторами выставок по предварительным заявкам Чтобы экскурсия была успешной, разрабатывается специальный “презентационный маршрут”по выставке, охватывающий интересующий аспект В штате компании-организатора должен быть“экскурсовод”, который владеет содержательной стороной вопроса Экспоненты должны быть предупреждены о приходе гостей, тогда они смогут подготовиться, а экскурсанты получат сувениры и подарки Рекомендации по подготовке и проведению мероприятий деловой программы Мероприятия деловой программы выставки требуют отдельной большой работы по их подготовке и проведению. Особое внимание при их организации необходимо уделить следующим вопросам: правильный выбор организатора (стратегия- “подтягивание” под выставку авторитетных отраслевых мероприятий) создание “работающего” рабочего органа (оргкомитет, рабочая группа, др. ) разработка программы, реальной отвечающей нуждам рынка и интересной специалистам недостаточно общей рекламы, необходима целевая рассылка, обзвоны и др. способы “персональных” приглашений) подготовка помещений и оборудования (связь, аудиовизуальные средства, элементы оформления интерьера) подготовка информационных материалов для участников (программа, тезисы, информационные материалы и сувенирная продукция выставки, др. ) обеспечение перевода (для мероприятий с международным участием) и стенограммы организация регистрации, обслуживания обработка итоговых материалов (резолюции, тезисы, рекомендации). На подготовительном этапе организации выставки необходимо разработать ее рекламную концепцию на основе результатов мониторинга СМ И, учитывающего различные целевые аудитории, и задал, поставленных организатором. На этой стадии происходит формированиесистемы информационной поддержки выставки Информационными партнерами, на наш взгляд, должны стать центральные и специализированныегазеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности Рекламно-информационные материалы выставочного проекта могут быть представлены в виде Компания-организатор выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные схемы площадей " бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную) • информационное спонсорство Рекламная кампания выставки проходит в два этапа на первом этапе делается акцент на привлечение максимально возможного количества экспонентов, на втором этапе—на привлечение посетителей (реальных или потенциальных потребителей различных видов данной продукции или услуг), что находит отражение в типе рекламного модуля* При этом следует отметить, что реклама в специализированных СМИ достаточно хорошо работает на привлечение специалистов а ежедневные газеты и журналы информационные агентства радио (особенно РМ- диапазона) играют наиболее существенную роль в информировании рядовых посетителей. Опыт работы со СМИ позволяет говорить о целесообразности работы с 30-40 центральными и специализированными изданиями российского масштаба и 20 -30 региональными, плюс Интернет Рекламная кампания включает обязательную факсовую адресную рассылку информационных сообщений /пресс-релизов (обязательно в отдел информации и конкретному журналисту, занимающемуся освещением данной проблемы) по существующей в компании базе данных СМИ (актуализируется раз в полгода) Рассылка производится по мере получения информации из выставочного отдела компании, но не реже одного раза в месяц на начальной стадии и раз в две недели непосредственно перед выставкой Это достаточно эффективный способ заявить о себе в разделе новостей многих СМИ часто появляются наши анонсы Комплекс наружной и звуковой рекламы, перечень полиграфической продукции выставки К старой и доброй технике Ргоmotion выставочного проекта относится почтовая рассылкапотенциальным участникам выставки рекламно-информационных материалов выставки (первая волна), пригласительных билетов и программы мероприятий (вторая волна). Используется также факсовая рассылка(эта недорогая услуга предоставляется сегодня многими компаниями). На государственные предприятия неожиданно хорошее воздействие оказываеттелетайпная рассылка(особенно правительственных телеграмм и официальных документов по выставке). Для доставки материалов клиентам VIP используются курьерские службы. Государственная и общественная поддержка выставочного проекта. Успешная реализация крупномасштабных выставочных проектов (международных, национальных, межотраслевых выставок) во многом зависит от совместных усилий заинтересованных министерств и ведомств, общественных структур. Руководители этих организаций, а также субъектов Федерации (если это необходимо) могут войти в составОрганизационного комитетапо подготовке и проведению выставки, Оргкомитет совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, общественными и другими заинтересованными организациями утверждает программу проведения выставки. Параллельно с Оргкомитетом процесс подготовки осуществляетрабочая группа, утвержденная решением Оргкомитета на своем первом заседании. Оргкомитет решает принципиальные вопросы подготовки выставки и ее мероприятий, утверждает концепцию, рабочая группа—оперативные. Заседания Организационного комитета целесообразно проводить один раз в месяц , рабочей группы— один раз в две недели. Государственная поддержка обеспечивает общественно-политическую значимость, уровень и масштаб выставки, ее мероприятия являются основой для решения большого комплекса задач, одним из путей лоббирования, местом обсуждения корпоративных проблем, способствует выработке государственной политики, направленной на поддержку и стимулирование представленной на выставке индустрии. Высокий статус выставки и Организационного комитета по подготовке и проведению выставки дает основание обратиться к руководителям законодательной и исполнительной власти страны, субъектов Федерации, видным общественным и политическим деятелям с просьбой направитьофициальное приветствие в адрес участников и гостей выставки, которое будет опубликовано в Официальном каталоге выставки, а также принять участие вцеремонии официального открытия выставки. Участниками церемонии открытия также являются члены Оргкомитета, приглашенные представители законодательной и исполнительной власти, руководители министерств и ведомств, крупных российских и зарубежных компаний , общественности, участники выставки, СМИ. По согласованному с Оргкомитетомсценарию церемонии официального открытия выставки, официальным лицам, видным общественным и политическим деятелям предоставляется слово для приветственного обращения к собравшимся. В последний день работы выставки проходитторжественная церемония закрытия, на которой участникам выставки вручаются дипломы по результатам профессиональных конкурсов. В зависимости от типа выставки, сложившейся ситуации возможен выход следующихофициальных документов, обеспечивающих поддержку выставки: Поручение Министра (приказ по министерству), Распоряжение Правительств/Администраций субъектов Федерации (принимается на заседании Правительства Москвы/субъектов Федерации), Распоряжение Мэра/Главы Администрации (рассматривается лично Мэром), Распоряжения органов исполнительной власти и различных ведомств и др. Хорошие результаты информирования общественности дает посещение и поддержка общественно-значимых мероприятий, публичных акций, адекватных целям и идеям выставки (конференции, заседания профессиональных клубов, съезды, пресс-конференции, презентации), Пресс-конференции являются важным источником информации о выставке и ее мероприятиях для СМИ, Опыт проведения крупномасштабных выставочных проектов позволяет назвать оптимальное количество пресс-конференций - 2 Первая проводится за неделю до официального открытия выставки по актуальной теме занимаемой выставки. Очень важно пригласить для участия в пресс-конференции официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с целью информирования по актуальным вопросам. Вторая -непосредственно в день открытия (перед церемонией официального открытия). Как правило, в ней принимают участие приглашенные на церемонию открытия. Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следует следующим правилам: • СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее (за неделю)сначала факсом, а затем по телефону. Факсовое сообщение должно быть четким и ясным: тема пресс-конференции, дата, время и длительность, место проведения , участники пресс-конференции, имя и должность специалиста ПР, номер телефона. " За три дня до проведения следует сделать телефонный звонок — напоминание. • Перед началом пресс-конференции участники и другие ответственные лица должны провести краткое совещание с участием ответственного за отношения с прессой—чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы. • Перед началом пресс-конференции прибывающие журналисты регистрируются (одновременно получают аккредитацию на выставку и ее мероприятия), получают пресс-релизы . На территории выставки необходима организация пресс-центра, где журналисты могут получить всю информацию не только о выставке, но и о компаниях -участницах. В пресс-центре всегда должны быть пресс-релизы, программа мероприятий, каталог Новая услуга организаторов: пресс-боксы (пресс-релизы компаний-экспонентов, компакт-диски, слайды), что позволяет экономить время представителей СМИ. Смежные и конкурентные выставки- уникальное сочетание в одном месте и времени огромного количества потенциальных участников выставки, поэтому ее активно используют в работе по привлечению экспонентов. Формы работы • Стенд компании-организатора выставки |
|
© 2008 |
|