Совершенствование бухгалтерского учета материалов на предприятии

Совершенствование бухгалтерского учета материалов на предприятии

3

Министерство общего образования Российской Федерации

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Совершенствование бухгалтерского учета материалов (на предприятии «ЭКОЛАННО»)

Дипломная работа

Выполнила:

студентка 3 курса

спец. 0604 ОДО

экономич. фак-та Дудник А. В.

Научный руководитель Шинкарёва Т. Г.

Н.Новгород 2004 г.

Содержание

Введение.................................….............................................................3

1. Теория учета материалов…...............................................................5

1.1. Материалы, их классификация, оценка……….…......................5

1.2. Документальное оформление поступления и расходования материалов…………………………............................................12

1.3. Учет материалов на складах и в бухгалтерии….......................19

1.4. Синтетический и аналитический учет материалов……........….25

1.5. Инвентаризация и переоценка материалов……........................37

2. Экономический субъект исследования - Краснодарская региональная общественная организация....................................41

2.1.Технико-экономическая характеристика предприятия…...........41

2.2. Учетная политика организации..................................………....43

2.3. Анализ хозяйственной деятельности предприятия…...............48

3. Организация бухгалтерского учета на предприятии....................54

4. Недостатки ведения бухгалтерского учета на предприятии и его совершенствование………………………………………..............58

Заключение...............................................................................……......63

Список литературы….......................................................................….65

Приложения………................................................................................67

Введение

Материалы представляют собой одну из составных частей имущества хозяйствующего субъекта, необходимую для нормального осуществления и расширения его деятельности.

Материалы обслуживают сферу производства и являются его материальной основой. Они необходимы для обеспечения процесса производства продукции, образования стоимости.

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия. Завышение материалов ведет к замораживанию и омертвлению ресурсов. Кроме всего прочего, это дорого обходится предприятию, поскольку возникают дополнительные затраты на хранение и складирование, на уплату налога на имущество. Занижение материалов может привести к перебоям в производстве и реализации продукции, к несвоевременному выполнению предприятием своих обязательств. И в том и в другом случае следствием является неустойчивое финансовое состояние, нерациональное использованием ресурсов, ведущее к потере выгоды.

Материальные запасы являются наименее ликвидной статьей среди статей оборотных активов. Для обращения этой статьи в денежные средства требуется время не только для того, чтобы найти покупателя, но и для того, чтобы получить с него впоследствии оплату за продукцию.

Анализ этой статьи имеет большое значение для эффективного финансового управления. Материальные запасы могут составлять значительный удельный вес не только в составе оборотных активов, но и в целом в активах предприятия. Это может свидетельствовать о том, что предприятия испытывают затруднения со сбытом своей продукции, что в свою очередь может быть обусловлено низким качеством продукции, нарушением технологии производства и выбором неэффективных методов реализации, недостаточным изучением рыночного спроса и конъюнктуры.

Основными задачами учета материалов являют-ся: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответстви-ем складских запасов нормативам; контроль за выполнением пла-нов снабжения материалами; выявление фактических затрат, свя-занных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стои-мости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.

1.Теория учета материалов

1.1. Материалы, их классификация, оценка

Материалы - часть имущества:

а) используемая при производстве продукции, выполнении работ и ока-зании услуг, предназначенных для продажи;

б) используемая для управленческих нужд организации.

Из этого определения следует, что материалы используются в качестве предметов труда в произ-водственном процессе. Они целиком потребляются в каждом про-изводственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполненных работ, оказан-ных услуг.

Для правильной организации учета материалов важное значение имеют научно обоснованная их классификация, оценка и выбор единицы учета.

В зависимости от назначения материалы, используемые при производстве продукции, выпол-нении работ и оказании услуг, а также для управленческих нужд, подразделяются на следующие группы:

сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покуп-ные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части.

Сырье и основные материалы - это те предметы труда, из кото-рых изготовляют продукт, они образуют материальную (вещест-венную) основу продукта. При этом сырьем называют продукцию сельского хозяйства и добывающей промышленности (зерно, хло-пок. скот, молоко и т. п.). а материалами - продукцию обрабатывающей промышленности (мука, ткань, сахар и т. п.).

Вспомогательными называют материалы, которые используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслужи-вания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства (лук, перец и прочие специи в колбасном производстве, кото-рые воздействуют на сырье и придают изделию специфические свойства, смазочные, обтирочные материалы и т. п.).

Следует иметь в виду, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и нередко зависит лишь от количества материала, использованного на производство типичных видов продукции.

Покупные полуфабрикаты -- это материалы, прошедшие опре-деленные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой про-екцией. В изготовлении продукции они выполняют такую же роль, как и основные материалы, т. е. составляют ее материальную основу.

Возвратные отходы производства -- это остатки сырья и мате-риалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую про-дукцию, утратившие полностью или частично потребитель-ские свойства исходного сырья и материалов (опилки, стружка и т. п.).

Из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и тарные материалы, запасные части.

Топливо подразделяют на технологическое (для технологиче-ских целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопле-ние).

Тару и тарные материалы составляют предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (ящики, коробки, мешки и т. д.).

Запасные части используются для ремонта и замены износив-шихся деталей машин и оборудования.

Кроме того материалы классифицируют по техническим свой-ствам и делятся на группы: черные и цветные металлы, прокат, тру-бы и др.

Указанные классификации материалов исполь-зуют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплуатационной деятельности.

Номенклатура-ценник. Внутри каждой из перечисленных групп материалы под-разделяют на вилы, сорта, марки, типоразмеры. Каждому наиме-нованию, сорту, размеру материалов присваивают краткое число-вое обозначение (номенклатурный номер) и записывают его в спе-циальный реестр, который называют номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике указывают также определенную для каж-дого материала учетную цену и единицу измерения материалов.

При использовании в учете вычислительной техники содержа-ние номенклатуры-ценника можно существенно расширить, вводя в него показатели нормы запаса, номеров синтетических счетов и субсчетов и некоторые другие постоянные признаки.

Кодирование номенклатуры-ценника обычно осуществляют по смешанной порядково-серийной системе, используя семи-, восьмизначные коды. Первые два знака указывают синтетический счет, третий -- субсчет, один или два следующих знака означают группу материалов, остальные - различные признаки характери-стики материала.

Информацию, которая содержится в номенклатурах-ценниках, можно отнести к условно-постоянной. Она записывается на ма-шинные носители и многократно используется для получения не-обходимых выходных данных.

Оценка материалов. Материалы принима-ются к бухгалтерскому учету по фак-тической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на до-бавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случа-ев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическими затратами на приобретение материалов могут быть:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику

(продавцу);

суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуга, связанные с приобретением материалов;

таможенные пошлины и иные платежи;

невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретени-ем единицы материалов;

вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материалы;

затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию;

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материалов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материалов.

Затраты по доведению материалов до состоя-ния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают в затраты организации по доработке и улуч-шению технических характеристик полученных запасов, не связан-ные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации складывается из фактических затрат, связанных с производством данных материалов.

Фактическая себестоимость материалов, вне-сенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организа-ции, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не преду-смотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость материалов, полу-ченных организацией безвозмездно, определяется исходя из их ры-ночной стоимости на дату оприходования, а материалов, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денеж-ных средств), -- исходя из стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском балансе этой орга-низации.

Материалы, на которые цена в течение года снизилась либо они морально устарели или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балан-се на конец отчетного года по цене возможной реализации, если она ниже первоначальной стоимости заготовления (приобрете-ния), с отнесением разницы в ценах на финансовые результаты организации.

Материалы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответст-вии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

Оценка материалов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Цен-трального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) щи учетным ценам. Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значитель-ных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляют лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов. В большей части орга-низаций текущий учет материальных ценностей ведут по учетным пенам -- по средним покупным ценам. Отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от пла-новой себестоимости учитывают на отдельных аналитических сче-тах по группам материалов. С появлением компьютеров и элект-ронной маркировки расширяются возможности исчисления фак-тической себестоимости отдельных видов материалов.

Планом счетов бухгалтерского учета разрешается осуществ-лять синтетический учет материалов на счете Ма-териалов по учетным ценам, в качестве которых используются плановая се-бестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены и др. В этом случае отклонения фактической себестоимо-сти материальных ценностей от стоимости их по учетным ценам учитывают на синтетическом счете Отклонения в стоимости мате-риалов.

При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих методов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени приобретений запасов (метод ФИФО);

по себестоимости последних по времени приобретений запа-сов (метод ЛИФО).

Применение одного из методов по конкретному наименова-нию производится в течение отчетного года.

По себестоимости каждой единицы оценивают материалы, используемые организацией в особом порядке (драго-ценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга. Например, на пе-рерабатывающих предприятиях определяют себестоимость каждого вида переработанного скота (крупного рогатого скота, мелкого ро-гатого скота, свиней).

Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе);

материалов как частное от деления общей себестоимости вида (груп-пы) материалов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по по-ступившим запасам в этом месяце.

Этот способ оценки материальных ресурсов является традиционным для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство, как правило, по учетным ценам, а в конце месяца -- соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ре-сурсов от стоимости их по учетным ценам.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход - первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала спи-сывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии, и т. д. в порядке очередно-сти, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход - первая в расход. При этом правиле вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, за-тем по себестоимости предыдущей и т. д.

Применение указанных методов оценки материалов ориентирует организации на постановку аналитического учета материалов по отдельным по времени поступлениям (парти-ям) (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходо-ванные материалы расчетным путем, используя формулу

Р = Он + П - Ок,

где Р - стоимость израсходованных материалов;

Он и Ок -- стоимость начального и конечного остатков материалов;

П - стоимость поступивших в течение отчетного месяца материалов. Наряду с определением учетной цены очень важно установить единицу учета материальных ценностей. Такой единицей является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т. е. каждый номенк-латурный номер.

Для упрощения текста вместо слов "первые по времени приобретения - первые по времени списания в производство" употребляются слова "первая партия на приход -- первая в расход".

1.2. Документальное оформление поступления и расходования материалов

Первичные документы по поступлению и расходу материалов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и по-следующий контроль за движением, сохранностью и рациональ-ным использованием материалов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совер-шивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Конт-роль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соот-ветствующих подразделений.

Документальное оформление поступления материалов. Сырье и материалы поступают от по-ставщиков, подотчетных лиц, заку-пивших материалы в порядке налич-ного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и ма-лоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.

Для выполнения производственной программы организа-ции определяют потребность в материальных ресурсах и при-обретают или производят их. На поставку материалов организация заключает договоры с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон по поставкам про-дукции.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет служба снабжения. С этой целью в ней ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки, где отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их ко-личеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.

Поступающие на предприятие материалы оформляются пер-вичными документами в следующем порядке.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование (в двух экземплярах -- один непосредствен-но покупателю, другой -- через банк), товарно-транспортную на-кладную, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчет-ные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают ответственному исполнителю по снабжению, где прове-ряют правильность их оформления и после этого передают в бух-галтерию.

В службе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, пен, качества материалов договорным условиям. В результате та-кой проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, на-именование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ор-дера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные платежные требования из службы снабжения пе-редают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции или непосредственно у по-ставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он при приемке груза от транспортной организации может . потребовать проверку груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют ком-мерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщи-ков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указыва-ют перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие ко-личества и качества материалов данным счета поставщика. Приня-тые кладовщиком материалы оформляют однострочными или мно-гострочными приходными ордерами. Первый из них составляют то-лько на определенный вид материала, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах изме-рения.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается оприходование материалов осуществлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия, оформляя акт о прием-ке материалов, который служит основанием для предъявления пре-тензии поставщику. В состав комиссии приглашают представите-ля поставщика или представителя незаинтересованной организа-ции. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные по-ставки).

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспор-тную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания ма-териалов у грузоотправителя; второй - для оприходования матери-алов получателем; третий предназначен для расчетов с автотранс-портной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного доку-мента у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке ма-териалов.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от списания основ-ных средств и т. п., оформляют однострочными или многострочны-ми накладными на внутреннее перемещение материалов, которые вы-писывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них являет-ся основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного доку-мента.

Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.

Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный счет и акт (справка), которые со-ставляет подотчетное лицо с участием других должностных лиц предприятия. В них излагается содержание хозяйственной опера-ции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и иены. Подотчетное лицо отражает в акте (справке) также данные паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Документальное оформление расходования материалов. Материалы отпускают со склада орга-низации на производственное потреб-ление, хозяйственные нужды, на сто-рону для переработки и в порядке ре-ализации излишних и неликвидных материалов. Документальное оформление отпуска материалов покажем на примере крупного производственного пред-приятия с цеховой структурой.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления предприятия осу-ществляют соответствующие организационные мероприятия. Важ-ным условием контроля за рациональным использованием матери-алов, например, является их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются службой снаб-жения на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на по-лучение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разреше-ния на вывоз с предприятия материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Порядок документального оформления отпуска материалов за-висит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска материалов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на| один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций; номер склада;

отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; номенк-латурный номер и наименование отпускаемых материалов; едини-цу измерения и лимит месячного расхода материалов, который ис-числяют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой -- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установ-ленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену од-ного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При за-мене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад ма-териалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вы-числительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-за-борных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позво-лит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух эк-земплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия при-меняют однострочные или многострочные требования-наклад-ные. Накладные составляют материально ответственные лица уча-стка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или своим хозяй-ствам, расположенным за пределами предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью предста-вители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземп-ляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организа-ции, ответственным за приемку, хранение и реализацию продук-ции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

1.3. Учет материалов на складах и в бухгалтерии

Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими матери-альными ресурсами в крупных органи-зациях создаются специализированные

склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топ-лива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных складов в раз-личных структурных подразделениях организации могут быть кла-довые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящих-ся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (в кладовых) любой по размеру организации мате-риальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быст-рую их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером ор-ганизации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответст-венности.

Если в штатном расписании организации отсутствует дол-жность заведующего складом, то его обязанности могут быть воз-ложены на любого работника организации с его согласия с обяза-тельным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товар-но-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик за-полняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование ма-териалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета мате-риалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сор-тным учетом, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них следу-ющие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный но-мер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остат-ка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведу-ющий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения.

Ведение учета материалов допускается также в книге сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка склад-ского учета.

В условиях компьютеризации и автоматизированного склад-ского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Одна-ко в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведо-мости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и со-стоянием материалов на складе и оперативного управления произ-водством.

Первичные документы после записи их данных в карточ-ки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-забор-ные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.

При использовании материальных отчетов отпадает необходи-мость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты ма-териально ответственных лиц.

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные документы по движе-нию материалов со складов и подраз-делений организации поступают в бух-галтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за закон-ностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением коли-чества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материалов в бухгалте-рии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в кото-рые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ве-дут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составля-ют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости ана-литического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соот-ветствующих синтетических счетах и данными карточек складско-го учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца под-считанные по документам итоговые данные о поступлении и рас-ходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

При втором варианте трудоемкость учета значительно умень-шается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Сальдовый метод учета материалов. Более прогрессивным является опера-тивно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдо-ном методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета нив огдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомо-с гих, а использует в качестве регистров аналитического учета карточ-ки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет пра-вильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру матери-алов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков ма-териалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведо-мость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бух-галтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатур-ных групп материалов. По данным контрольной картотеки доку-ментов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картоте-ку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверя-ют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами за-писей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наибо-лее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании компьютеров все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ве-домости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением средств вычислительной техники можно осуществлять также по-средством составления сортовых оборотных ведомостей по номен-клатурным номерам на основании поступающих первичных доку-ментов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий оста-ток материалов (в количественном и суммовом выражениях) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявля-ются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгал-терского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затруд-няет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метол аналитического учета материалов, соче-тающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоем-кость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.

При комбинированном методе осуществляется постоянный конт-роль за складским учетом и составляются сортовые оборотные (оборотно-сличительные) ведомости. Данные о начальных остат-ках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.

1.4. Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетический учет материалов ведется на синтетических счете Материалов. За-готовления и приобретения материалов, Отклонения в стоимо-сти материалов, на забалансовых счетах Товарно-материаль-ных ценностей, принятых на ответственное хранение, и Материа-лов, принятых в переработку.

К счету Материалов могут быть от-крыты субсчета: "Сырье и материалы",

"Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструк-ции и детали", "Топливо", "Тара и тарные материалы", "Запасные части", "Прочие материалы", "Материалы, переданные в перера-ботку на сторону", "Строительные материалы".

Сельскохозяйственные предприятия могут открывать к счету Материалов отдельные субсчета для учета: семян; посадочного ма-териала и кормов (покупных и собственного производства); мине-ральных удобрений; ядохимикатов, используемых в борьбе с вре-дителями и болезнями сельскохозяйственных культур; биопрепа-ратов, медикаментов, используемых для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных, и др.

На предприятиях малого бизнеса все материалы можно учитывать на одном синтетическом счете Материалов.

Как было отмечено выше, учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости или по учетным ценам. При учете материалов по фактической себестоимости в де-бет материальных счетов относятся все расходы по их приоб-ретению.

При этом способе учета поступление материалов отражают по дебету счета Материалов и кредиту счетов:

Расчетов с поставщиками и подрядчиками - на стоимость по-ступивших материалов по ценам поставщиков (без налога на до-бавленную стоимость) со всеми наценками снабженческих и внешнеторговых организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в том числе по оплате таможенных пошлин, процентов за кредит, предоставлен-ный поставщиком; на стоимость услуг (также без НДС) транспорт-ных (железнодорожных и водных) организаций, стоимость услуг товарных бирж и др.;

Расчетов с подотчетными лицами - на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

Вспомогательных производств - на расходы по доставке мате-риалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;

Основного производства и/или Вспомогательных произ-водств - на стоимость возвратных отходов;

других счетов (например. Краткосрочных кредитов банков - при начислении процентов за кредит).

В организациях, заготавливающих и перерабатывающих сель-скохозяйственную продукцию (молоко, скот, птицу, свеклу и др.), а также в строительных организациях, заготавливающих материалы и конструкции, расходы по их заготовке и доставке в организацию (на стройку) до включения в фактическую себестоимость приобре-тения (заготовления) сырья и материалов учитывают на активном счете Издержек обращения (при наличии специального заготови-тельного аппарата). Накопленные суммы списываются с кредита этого счета в дебет счетов:

Заготовления и приобретения материалов - на расходы по за-готовке сырья в перерабатывающих организациях;

Материалов в строительных организациях, где присоединяют-ся к другим расходам.

Со счета Заготовления и приобретения материалов фактиче-ская себестоимость сырья в перерабатывающих организациях спи-сывается в дебет счета Материалов.

Сельскохозяйственные предприятия продукцию собственного производства текущего года отражают на счете Материалов в тече-ние года по планово-расчетной себестоимости (дебет счета Мате-риалов, кредит счета Основного производства). После составления головой отчетной калькуляции плановая себестоимость материалов корректируется до фактической себестоимости способом "красное сторно" (если фактическая себестоимость оказалась ниже плано-вой) или способом дополнительных проводок (если фактическая себестоимость выше плановой).

Прибывшие от поставщиков материалы, по которым не посту-пили платежно-расчетные документы (неотфактурованные постав-ки), принимаются по приемному акту, составляемому на складе. Оприходование ценностей осуществляется по учетным ценам либо по пенам договора или предыдущих поставок. Если до конца меся-п;1 расчетный документ не поступил, указанные поставки остаются и приемной оценке. В следующем месяце при поступлении расчет-ною документа стоимость неотфактурованных поставок в прием-ной оценке сторнируется и составляется новая запись по фактиче-ским суммам, указанным в документах поставщиков.

Стоимость акцептованных и оплаченных материалов, не поступивших в течение отчетного периода (материалы в пути), по окончании месяца отражается по дебету счета Материалов и кре-диту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками (без оприхо-дования ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а на поступление ценностей составляется обычная бухгалтерская запись.

При приемке материалов от поставщиков могут быть выявле-ны излишки или недостачи по сравнению с документальными данными, оформляемые актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам или по отпускным ценам. Затем служба снабжения сообщает об излишках поставщику и просит выслать платежное поручение на стоимость излишков.

Если при приемке обнаружена недостача или порча материа-лов, их стоимость отражают по дебету счета Расчетов по претензи-ям и кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками. На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не показывают.

Аналитический учет поступления материалов зависит в значительной мере от выбора учетной цены. Если в качестве учетных цен применяют средние цены поставщика, то поступившие мате-риалы отражают на каждом аналитическом счете по этим це-нам. Наценки снабженческих организаций, комиссионные, тамо-женные пошлины, транспортно-заготовительные расходы и другие составляющие расходов по заготовлению по всем поступившим материалам учитывают на аналитическом счете Транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческо-сбытовых органи-заций.

Если материалы оценивают по средней покупной цене или по плановой (нормативной) себестоимости, то поступив-шие материалы отражаются на каждом аналитическом счете по этим ценам, а разницу между фактической и средней покупной ценой либо плановой (нормативной) себестоимостью материалов показыва-ют на аналитическом счете Отклонения в стоимости материалов.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита счета Материалов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом делают бухгалтерскую запись

Д-т сч. Основного производства - материалы отпущены основному производству

Д-т сч. Вспомогательных производств -- материалы отпущены вспомо-гательным производствам

Д-т сч. Общепроизводственных расходов. Общехозяйственных расходов и др. - в зависимости от направления расходов материалов

К-т сч. Материалов или других счетов по учету материалов.

Здесь рассмотрим вариант учета отпуска материалов в произ-водство по учетным ценам с применением счета Отклонения в стоимости материалов. Об учете же отпуска материалов с примене-нием методов ФИФО и ЛИФО расскажем позднее.

Стоимость материалов по учетным ценам распределяют между различными счетами издержек производства на основании ведомо-сти распределения материалов. Ее составляют по данным первич-ных документов о расходе материалов.

По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и их стоимостью по учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на кото-рые были списаны материалы по учетным ценам (Основного про-изводства, Вспомогательных производств и др.). При этом, если фактическая себестоимость выше учетной цены, разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, а об-ратную разницу (что возможно при использовании в качестве учетной цены плановой себестоимости материалов) - способом "красное сторно", т. е. отрицательными числами.

Отклонения фактической себестоимости материалов от стоимо-сти их по учетным ценам распределяют между израсходованными материалами пропорционально стоимости материалов по учетным ценам. С этой целью определяют процентное отношение отклоне-ний фактической себестоимости материалов от учетной цены и найденное отношение умножают на стоимость отпущенных матери-алов по учетным ценам. Оставшиеся на складе материалы, оценены но средней покупной или плановой (нормативной) себестоимости.

Учет налога на добавленную стоимость. В расчетных документах поставщиков по поступившим материалам отдельно выделяются суммы налога на добавленную стоимость

(НДС), сумма которого отражается по дебету счета Налога на до-бавленную стоимость по приобретенным ценностям (субсчет "На-лог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ресурсам") с кредита счетов Расчетов с поставщиками и подрядчи-ками, Расчетов с подотчетными лицами и др.

После оплаты материалов поставщикам сумма налога на до-бавленную стоимость списывается с кредита счета по учету НДС в дебет счета Расчетов с бюджетом, субсчет "Расчеты по налогу на добавленную стоимость".

При потреблении материальных ресурсов на непроизводствен-ные сферы, имеющие специальные источники финансирования, на суммы НДС, приходящиеся на эти материальные ресурсы, де-лается восстановительная бухгалтерская запись (сторно) по кредит|у счетов Расчетов с бюджетом (по указанному выше субсчету) и Налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям. Затем НДС, относящийся к этим использованным ресурсам, отно-сят с кредита счета Налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям в дебет счетов, на которых учтены использованные ресурсы: счетов обслуживающих производств и хозяйств, некапитальных работ и др.