Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования

Состояние организации первичного бухгалтерского учета ЗАО "ххх" и пути его совершенствования

18

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы организации первичного бухгалтерского учета

1.1 Понятие и сущность первичного бухгалтерского учета

1.2 Бухгалтерские документы и их классификация

1.3 Документация, документооборот и этапы оформления документов

1.4. Инвентаризация

2. Экономическая характеристика и анализ финансового состояния ЗАО «Ххх»

2.1 Краткая характеристика и основные экономические показатели деятельности организации

2.2 Анализ финансового состояния организации

2.3 Организация бухгалтерского учета

3. Состояние организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх»

3.1 Организация первичного бухгалтерского учета в целом

3.2 Состояние организации первичного учета по отдельным участкам учета

3.2.1 Учет материально-производственных запасов

3.2.2 Учет основных средств

3.2.3 Учет труда и его оплаты

3.2.4 Учет денежных средств

3.2.5 Документы для расчета НДС

3.3 Внутренний контроль первичных учетных документов

4. Пути улучшения организации первичного бухгалтерского учета в ЗАО «ХХХ»

Выводы и предложения

Список литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Все организации, находящиеся на территории Российской Федерации, обязаны вести бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Информационным обеспечением бухгалтерского учета является первичное наблюдение, которое направлено на описание и регистрацию данных о фактах хозяйственной деятельности организации.

В настоящей дипломной работе рассматривается такой обособившийся в отдельную систему способ первичного наблюдения и регистрации первичных данных, как первичный бухгалтерский учет. Для управления финансово-хозяйственной деятельностью фирмы необходима разнообразная информация о хозяйственных операциях. Такая информация представляется с помощью учетной информационной системы и поступает от первичного учета. Первичный бухгалтерский учет - это организованная система измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в документах или в системе ЭВМ. Правильное построение первичного учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и вносить в него коррективы. Информация первичного учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, планируется производство. Этим определяется актуальность организации первичного учета для современных руководителей.

Из вышесказанного следует, что данная тема является актуальной и необходимой в настоящее время. Кроме того, актуальность исследования этой проблемы на современном этапе возрастает все больше и больше. Это обусловлено реорганизацией форм собственности, развитием научно-технического процесса и другими изменениями в экономике. Все эти факты придают качественно новое содержание процессу сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности, а, следовательно, и исследование этого процесса в настоящий момент приобретает особую значимость.

Целью данной дипломной работы является рассмотрение состояния организации первичного бухгалтерского учета и выработка на этой основе выводов и практических рекомендаций по его совершенствованию. В нашем случае рассматривается закрытое акционерное общество «Ххх», которое занимается производством и реализацией программных средств и техники. Таким образом, предметом изучения настоящей работы являются первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, их создание (оформление), обработка, хранение. В качестве объекта исследования выбраны хозяйственные операции, проводимые организацией ЗАО «Ххх», из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности данной организации.

В ходе написания дипломной работы ставились следующие задачи:

Раскрытие теоретических основ организации первичного бухгалтерского учета;

Рассмотрение экономической характеристики и анализ финансового состояния фирмы;

Изучение состояния организации бухгалтерского учета фирмы;

Исследование состояния организации первичного бухгалтерского учета фирмы в целом и по участкам учета;

Оценка внутреннего аудита первичных учетных документов в рассматриваемой фирме;

Выявление положительных сторон и основных недостатков организации первичного бухгалтерского учета фирмы;

Разработка предложений по совершенствованию организации первичного бухгалтерского учета фирмы.

При написании дипломной работы использовать следующие приемы и методы: монографический, диалектический, индукция, дедукция, анализ, синтез, табличный, графический.

Основными источниками информации для выполнения дипломной работы служат:

- бухгалтерская (финансовая) отчетность ЗАО «Ххх» за 2003-2005гг.;

- первичная учетная документация ЗАО «Ххх»;

- организационно-распорядительные и учредительные документы, соответствующие расчетные таблицы ЗАО «Ххх»;

- нормативные документы, определяющие методологические основы, порядок организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности в организациях Российской Федерации;

- учебная и научная литература;

- периодические издания;

- справочно-правовые системы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Понятие и сущность первичного бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе организации и ее обязательствах и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть оформлены оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет [1, 9]. Первичный учет - это более сложное понятие, которое представляет собой организованную систему измерения и регистрации количества материальных ценностей, труда и финансовых ресурсов, вовлекаемых в хозяйственные операции, а также отражение признаков и показателей этих операций в материальных носителях информации или непосредственно в системе ЭВМ. Он является обособившимся в отдельную систему способом первичного наблюдения и регистрации первичных данных для всех видов учета. Первичный учет не является самостоятельным видом учета [51].

Объектами первичного бухгалтерского учета являются операции, из которых формируются хозяйственные процессы (заготовление, производство, реализация), характеризующие состояние всей деятельности организации.

Построение первичного учета зависит от особенностей организации производства и труда, форм собственности и системы управления. Но в любом случае организация первичного бухгалтерского учета должна обеспечивать обратную информационную связь с управляемой системой. Правильное построение первичного бухгалтерского учета дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы, то есть, первичный бухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Таким образом, первичный бухгалтерский учет - это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности, который выполняет две основные функции: первоначальный сбор информации (регистрация хозяйственных операций) и контроль за технологией производства (регистрация отклонений от нормативов)[51].

Информация первичного бухгалтерского учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения, планируется производство. Кроме того, данные первичного бухгалтерского учета используются для проведения ревизий и проверок. Поэтому первичный учет должен обеспечить сплошную регистрацию всех хозяйственных фактов и гарантировать юридическую доказательность достоверности отражаемых данных [57].

1.2 Бухгалтерские документы и их классификация

Как указывалось выше, по результатам первичного наблюдения составляются учетные документы, которые являются первичными носителями информации. Документ - это письменное свидетельство факта хозяйственной операции, который представляет собой материальный объект с информацией и является основанием и подтверждением учетных записей. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований [58]. Общие требования к оформлению и содержанию документов установлены Федеральным законом от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30.06.2003 г. № 86-ФЗ), Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н., а также положением Минфина СССР «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 юля 1983 г. № 105 [1, 9, 15].

Составление документов может осуществляться разными способами:

1. Вручную. Он длительный и очень трудоемкий, требует внесения в документ не только переменной (о конкретной хозяйственной операции), но и постоянной информации (например, названия организации). Кроме того, при этом способе наиболее велика вероятность ошибок.

2. Механизированный способ несколько сокращает время составления документов. Для повышения скорости и качества подсчетов и измерений применяют специальные устройства.

3. Автоматизированный способ первичного учета обеспечивает быструю фиксацию хозяйственных операций, резко сокращает время заполнения документов и количество работников, занятых их оформлением, снижает трудоемкость, и, следовательно, уменьшает расходы на содержание счетного персонала [51].

Материальным носителем учетной информации является учетный бланк или магнитный диск в зависимости от способа ведения первичного учета. Учетный бланк - напечатанный типографским способом разграфленный (в виде колонок, клеток) лист бумаги, куда заносят сведения о хозяйственных операциях. Размеры и формы учетных бланков различаются в зависимости от объема и содержания отражаемых в них операций. В зависимости от степени важности учетные бланки подразделяются на простые и бланки строгой отчетности. Простые учетные бланки могут приобретаться организациями в типографиях, канцелярских отделах магазинов. Их количество не регламентируется, они хранятся на предприятии свободно. Бланки строгой отчетности (квитанция в приеме почтовых отправлений; квитанция в приеме почтового перевода денежных средств; квитанция в приеме платы за подписку на газеты, журналы и книги) определены законодательством (в частности, Приказом Минфина РФ от 29 декабря 2000 г. № 124н «Об утверждении бланков строгой отчетности»). Они нумеруются типографским способом или при получении в организации. Храниться они должны в местах, недоступных для свободного пользования. Учет бланков строгой отчетности ведется в приходной книге, листы которой нумеруют, прошнуровывают, скрепляют печатью и заверяют подписями руководителя и бухгалтера [14, 37].

Следовательно, бухгалтерские документы выполняют такие функции:

- впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;

- создают возможность первичного контроля за совершение хозяйственных операций и других фактах хозяйственной деятельности, за действиями должностных и материально ответственных лиц;

- позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухучета;

- обеспечивают хранение данных о хозяйственных фактах.

Составными элементами документа являются реквизиты - информационные элементы, отражающие признаки и показатели фактов хозяйственной деятельности, которые необходимы в правильно составленном и оформленном бухгалтерском документе. То есть, те сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначения документа и содержания хозяйственной операции.

1) По значению реквизиты можно разделить на:

- обязательные реквизиты - содержатся в каждом первичном учетном документе. К ним относят: наименование документа; дата его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ, а также ее адрес; содержание хозяйственной операции; измерители в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, и личные подписи указанных лиц.

- дополнительные реквизиты - уточняют или дополняют содержание определенных специфических хозяйственных операций, поэтому их наличие или отсутствие в первичном документе зависит от характера операции. Это может быть наименование и адреса организаций, участвующих в данной хозяйственной операции (поставщика, банка, покупателя); указание суммы не только цифрами, но и прописью (при оформлении денежных документов); печать (в командировочном удостоверении, приходном кассовом ордере).

2) По сроку действия реквизиты делятся на:

- постоянные реквизиты - в рамках конкретной организации длительное время (или никогда) не меняются, например наименование или адрес организации, номер расчетного счета, номера складов, табельные номера работников;

- переменные реквизиты - зависят от характера и содержания хозяйственной операции (дата совершения хозяйственной операции, количество отпускаемых в производство материалов) [51].

Для удобства оформления и последующей обработки данных реквизиты документов располагаются в определенном порядке. Различия в расположении реквизитов определяют формы бухгалтерских документов. В настоящее время используют следующие формы первичных учетных документов: унифицированные, специализированные, индивидуальные. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а. При необходимости в типовой бланк можно включить дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Нельзя изменять только бланки документов по учету кассовых операций. Это предписано Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением). Документы, форма которых законодательно не утверждена, организации разрабатывают самостоятельно. Вместе с тем такие документы должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона РФ «О бухгалтерском учете» и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. То есть, форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми. Значит, унифицированные формы документов являются общими для всех организаций, носят межотраслевой характер и утверждаются постановлениями Госкомстата РФ [1, 18, 21].

Специализированные формы документов используются организациями определенных отраслей (строительство, торговля, транспорт), т. е. являются отраслевыми и утверждаются отраслевыми министерствами. Так, для сельскохозяйственных организаций - Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации.

Индивидуальные формы документов разрабатываются самой организацией в связи со спецификой деятельности и используются ею для внутреннего учета определенных операций.

Расположение реквизитов в документах может быть разнообразным. При зональном расположении реквизитов на бланке документа расчерчиваются отдельные зоны, предназначенные для размещения тех или иных реквизитов. Такое расположение удобно при заполнении и последующей обработке документа, так как каждый реквизит расположен на своем постоянном месте (авансовый отчет). При анкетном (вертикальном) расположении реквизитов названия реквизита располагаются в левой стороне бланка, а их заполнение - в правой. Документ заполняют сверху вниз по всем реквизитам. При табельном расположении реквизитов они размещаются как по вертикали, так и по горизонтали. При этом для каждой группы реквизитов могут выделяться несколько строк и столбцов, так что внутри документа образуются дополнительные информационные таблицы (расчетно-платежная ведомость). При комбинированном расположении реквизитов сочетаются разные признаки рассмотренных выше форм - зональное и анкетное, анкетное и табельное расположение и т.п. [54]

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичных учетных документах должны быть четкими и разборчивыми. Для этого могут использоваться чернила, шариковые и другие ручки. Разрешается заполнение документов с использованием пишущих машин и компьютеров. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Незаполненные строки в должны быть прочеркнуты. Это исключает возможность внесения дополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами. Документы должны составляться в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после ее окончания. Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером [1, 9, 53].

Особый порядок установлен для оформления денежных документов - приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений и других банковских документов. Их оформление регламентируется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица [33].

Первичные учетные документы составляют на бумажных или машинных носителях информации. Если используются машинные носители, организация обязана изготовить за свой счет копии таких же документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда или прокуратуры.

Каждый бухгалтерский документ предназначен для оформления определенной хозяйственной операции. Он дает разрешение на ее осуществление или подтверждает факт ее совершения. Поэтому в бухгалтерском учете недопустимо использование первичных документов повторно. При оформлении документа в текстовой его части и в цифровых данных не допускаются подчистки, замазывания корректирующей жидкостью, помарки и любые другие исправления. Для изменения ошибочно внесенных в документ данных разрешаются только оговоренные исправления (согласованные с участниками хозяйственных операций), что подтверждается их подписями с указанием даты. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Ответственность за достоверность содержащихся в документе данных, а также за качественное его составление несут должностные лица, подписавшие документ [56].

Юридическая доказательность и контрольное значение первичных учетных документов обеспечиваются их правильным оформлением; полнотой зарегистрированных данных о хозяйственных фактах; подтверждением лиц, ответственных за проведение операции и ее регистрацию; сохранением документов в течение установленных сроков.

Бухгалтерские документы имеют экономическое и юридическое значение. Каждый первичный учетный документ, как и соответствующая ему хозяйственная операция, прежде всего, имеет экономическую сторону. Деятельность любой организации состоит из разнообразных экономических процессов: снабжения, производства, реализации. Рассматривая совокупность первичных учетных документов, можно воспроизвести ход событий в этих процессах, что дает возможность анализировать экономическую ситуацию, например движение денежных средств, состояние задолженностей при расчетах с поставщиками, покупателями, бюджетом, движение материальных запасов и т. д. С юридической точки зрения, первичные учетные документы являются доказательством законности осуществляемых действий. Кроме того, они подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому используются при возникновении споров между предприятиями или предприятием и его работником. На практике часто возникают споры, связанные с оплатой труда, споры администрации с материально ответственными лицами, поставщиков с покупателями. Таким образом, лицо, подписывающее первичный учетный документ, контролирует как экономическую целесообразность, так и законность хозяйственной операции, принимая на себя ответственность за ее совершение [51].

Деятельность организации неоднородна, поэтому совершаемые операции различны по своему содержанию, назначению, характеру. Этим объясняется разнообразие документов, которыми они оформляются. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

1) По назначению документы делятся на:

- распорядительные, которые содержат разрешение на выполнение хозяйственной операции, дают право на выполнение строго определенных действий (приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.);

- оправдательные (исполнительные), подтверждающие уже произведенные операции и удостоверяющие эти действия. Такие документы составляются в момент осуществления операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Они служат основой (оправданием) последующих бухгалтерских записей (акты приема-сдачи ценностей, накладные, отчеты материально ответственных лиц, приходные ордера материалов, товарно-транспортные накладные, кассовые ордера);

- документы бухгалтерского оформления, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения и упрощения работы (ведомости распределения расходов по содержанию и эксплуатации машин и оборудования, общепроизводственных расходов, бухгалтерские справки);

- комбинированные, которые сочетают признаки нескольких видов документов и служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее на счетах (приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты, накладные на отпуск материалов на сторону).

2) По порядку составления документы делятся на первичные, которые составляют основу первичного бухгалтерского учета, то есть, с их составления начинается процесс бухгалтерского учета в организации, и сводные (авансовые отчеты, материальные отчеты заведующих складами и др.), составляющиеся на основе однородных первичных документов, в которых отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами.

3) По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются для отражения одной или нескольких хозяйственных операций за один прием, запись в таком документе делается однократно (приходные и расходные кассовые ордера, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, платежные требования). Накопительные документы составляют в течение определенного периода времени путем постепенного накопления (записи) однородных хозяйственных операций, и в конце периода в них подсчитывают итоги по соответствующим показателям (двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитно-заборные ведомости, табели учета рабочего времени).

4) В зависимости от места составления документы делятся на внутренние, составляемые и применяемые непосредственно на предприятии, и внешние, которые используют для обращения между различными хозяйствующими субъектами (счета-фактуры поставщиков, платежные поручения, ТТН, больничные листы, судебные и исполнительные документы).

5) В зависимости от количества учетных позиций документы могут быть однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные документы отражают однородные хозяйственные операции. Они являются узкоспециализированными, так как показывают движение одного конкретного (однородного) объекта бухгалтерского учета (платежные ведомости, отражающие только операции по выдаче заработной платы из кассы). Многопозиционные документы охватывают разнородные хозяйственные операции по движению нескольких видов объектов бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского учета в таких документах могут быть весьма разные (приложения к авансовому отчету: проездные документы, документы по оплате жилья, чеки на приобретенные материалы) и близкие по содержанию (расчетно-платежная ведомость: операции и суммы по начислению оплаты труда и операции по удержаниям из начисленных сумм).

6) По оформлению однородных операций документы можно разделить на унифицированные и индивидуальные.

7) По способу записи различают документы, составленные вручную и с использованием технических средств.

8) По экономическому содержанию документы делятся на материальные, денежные и расчетные, отражающие операции по движению материалов, денежных средств и по расчетам соответственно [37,42,47,58].

1.3 Документация, документооборот и этапы оформления документов

Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные в дальнейшем служат единственным основанием для отражения хозяйственных процессов в текущем бухгалтерском учете. То есть, документация - это способ оформления имущества организации, ее обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация выполняет такие функции: информационная (фиксирует все хозяйственные операции и сохраняет информацию о них); оперативного управления (первичные учетные документы используются для передачи распоряжений от руководителей к исполнителям); контрольная (проверяется экономическая целесообразность и законность хозяйственных операций); аналитическая (позволяет на основе документов проводить анализ деятельности предприятия) [51].

Чтобы бухгалтерская документация могла выполнять указанные функции, она должна отвечать следующим основным требованиям. Она должна быть: точной (содержать информацию, строго соответствующую содержанию произведенных хозяйственных операций); полной (содержать всю, а не выборочную информацию о хозяйственных процессах); ясной (понятной внутренним и внешним пользователям); качественной (оформленной в строгом соответствии с требованиями).

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения. Организованная система создания, проверки и обработки всех бухгалтерских документов от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом. Для своевременного оформления документов, правильной обработки, поступления из подразделений предприятия главным бухгалтером разрабатывается график документооборота, который утверждается руководителем организации и доводится до каждого материально ответственного лица (Таблица 1.1) [53].

Поступающие в бухгалтерию первичные документы в обязательном порядке подвергаются проверке, осуществляемой по таким направлениям:

1) формальная проверка - определение соответствия документов установленным формам: правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов; конкретность отражения хозяйственных операций; четкость проставления единиц измерения; наличие и подлинность подписей.

2) проверка по существу - установление законности совершенных хозяйственных операций: соответствие законодательству; соответствие производственному плану; соответствие нормативам; соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.

3) арифметическая проверка - контроль правильности арифметических подсчетов: проверка правильности отражения количественных и стоимостных показателей, пересчет результатов их перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;

4) встречная проверка - сопоставление одних документов с другими (например, оправдательных с распорядительными).

Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки. Таксировка (расценка) - перевод натуральных (кг, шт, м) и трудовых измерителей (часы, рабочие дни), указанных в документе, в денежные. После таксировки осуществляют группировку документов, которая является следующим этапом их обработки. Группировка - это подбор документов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки - получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению материалов могут группироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурному номеру материалов; авансовые отчеты работников - по цели использования денег (на командировочные расходы, на административно-хозяйственные нужды); кассовые документы - по приходу и расходу. После деления по основному признаку возможна дополнительная группировка: документов на материалы - по складам предприятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов - по источникам поступления денег в кассу и т. п. После группировки делают записи по группе однородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.

Далее документы направляют на контировку. Контировка - указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям [42, 53, 56, 58].

После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Все организации обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности … организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. Решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г., с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, к документам со сроком хранения 1 год относят переписку о сроках представления отчетности; 5 лет - квартальную отчетность, журналы и ведомости, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, кассовые оправдательные документы, главные книги и журналы; 10 лет - годовую отчетность, инвентарные описи, сличительные ведомости, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания их с баланса. Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу зарплаты хранятся в 75 лет. При прекращении деятельности организации документы по начислению и выплате зарплаты подлежат обязательной сдаче в государственные архивы [1, 15, 36].

Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета. Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. Денежные документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия [51].

Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия [15].

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.

Путями совершенствования бухгалтерских документов являются стандартизация и унификация документов. Стандартизация документов - это установление единых (стандартных) размеров бланков однотипных документов в соответствии с ГОСТ 6.10.5 - 87 «Требования к построению формуляра-образца», введенным в действие с 1 января 1998 г. Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение частей и зон, а также реквизитов. Определенный размер бланка называется форматом. Формат обозначается шифром - буквой и цифрой. Наиболее распространенным является размер листа для пишущей машинки: 203*288 мм (формат А4). Единые размеры бланков упрощают работу с документами. Во-первых, их удобно обрабатывать и подшивать в пачки, во-вторых, работники бухгалтерии привыкают к определенному размеру документов, что ускоряет их заполнение и облегчает хранение в архиве. Унификация документов - это установление единых форм, являющихся типовыми для однородных операций во всех организациях отдельных отраслей или народного хозяйства в целом. Она ускоряет, упрощает и повышает качество обработки документов.

Значит, бланки первичных учетных документов для оформления конкретной хозяйственной операции являются стандартизированными, то есть имеют одинаковые размеры, а унификация делает документы еще более одинаковыми - стандартными не только по размеру, но и по существу отражаемых операций. Документы для оформления каждой конкретной хозяйственной операции получают одинаковые реквизиты. Так, в верхнем правом углу каждого документа напечатан номер его формы, ниже посередине - название, а далее реквизиты, которые заполняются работниками организации [51].

1.4 Инвентаризация

Инвентаризация - это проверка фактического наличия и состояния имущества и обязательств. Она выполняется путем наблюдения в натуре, измерения и специальной регистрации (переписи) с последующим сличением полученных данных с учетными показателями бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация обеспечивает контроль за сохранностью имущества, за работой материально ответственных и должностных лиц.

Различают несколько видов инвентаризации. Полная инвентаризация охватывает все виды средств, принадлежащие предприятию, а также принятые на ответственное хранение и в переработку, все его права и обязательства. Частичная - один или несколько видов средств фирмы (только основные средства, только расчеты с покупателями) или только часть средств на определенном участке производства (инвентаризация конкретного склада).

Плановая инвентаризация осуществляется в заранее определенные сроки. Она устанавливается с точки зрения экономической целесообразности или исходя из других конкретных условий. Внеплановая (внезапная) - проводится внезапно. Ее инициатором может быть руководитель предприятия или главный бухгалтер. Внезапную инвентаризацию проводят при выявлении факта злоупотребления, хищения, после стихийного бедствия, при смене материально ответственного лица, а также по требованию поверяющих органов.

Для уточнения результатов ранее проведенной инвентаризации по решению руководителя могут проводиться повторные или контрольно-пере-проверочные инвентаризации. Повторная инвентаризация проводится по любой уже проведенной инвентаризации. Ее причина - сомнения в качестве проведенной инвентаризации. Контрольно-перепроверочная - проводится в период инвентаризации или же сразу после ее окончания. Ее цель - оперативный контроль за проходящей (текущей) инвентаризацией. Она должна охватывать не менее 10% проверенных ресурсов или обязательств [37, 51].

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, и Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

- при смене материально ответственных лиц;

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации [19, 30].

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. По капитальным вложениям - один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года. По незавершенному производству и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам - не ранее 1 октября отчетного года. По денежным средствам в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитам и займам - раз в месяц (обычно на первое число). Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия с обязательным участием материально ответственных лиц. Ее состав утверждает руководитель организации (приказ, постановление, распоряжение). В составе инвентаризационной комиссии должно быть не менее трех человек. Верхнего количественного предела не существует, единственное условие, которое должно соблюдаться, - нечетное количество инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Инвентаризационная комиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей или денежных средств убеждается в полной сдаче всех первичных документов и соответствующих отчетов, оформляющих операции, проведенные до начала инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества на определенную дату заносят в инвентаризационные описи или акт инвентаризации, которые составляют в двух экземплярах. Каждый лист описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Для оформления инвентаризации необходимо применять унифицированные формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

При выявлении расхождения фактического наличия с учетными данными составляют сличительные ведомости (по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных). В них отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей, а также выявляются причины этих расхождений и порядок их регулирования (за счет естественной убыли, материально ответственных лиц и др.) [30, 44].

Выявленные при инвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях расхождения между фактическим наличием и учетными данными регулируются в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (Дебет счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др. Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы»);

- недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и др. Кредит счета 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция»), сверх норм - за счет виновных лиц (Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» и др. А далее - Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостача списывается на финансовые результаты организации (Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и др. А далее - Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения [47,51].

2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ЗАО «Ххх»

2.1 Краткая характеристика и основные экономические показатели деятельности организации

В данной дипломной работе рассмотрено закрытое акционерное общество «Ххх» (фирменное (полное официальное) наименование), расположенное на территории Российской Федерации в городе Вологда Вологодской области по адресу: ……….. Сокращенное наименование Общества: ЗАО «Ххх».

Данная организация находится примерно в 20 км. от областного центра города Вологда, связь которым осуществляется по автодороге. Данное шоссе соединяет город Вологду с районным центром городом Кириллов, имеет асфальтовое покрытие и находится в хорошем состоянии.

ЗАО «Ххх» является самостоятельным юридическим лицом, имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе, и отвечает им по своим обязательствам, может приобретать и осуществлять от своего имени имущественные и личные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Оно зарегистрировано Регистрационной палатой Администрации города Вологды 8 января 1997 года постановлением № 1038. Организационно-правовая форма организации - хозяйственное общество в форме акционерного общества закрытого типа. Это означает, что его акции распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц и общество не вправе проводить открытую подписку на выпускаемые акции либо иным образом предлагать их для приобретения неограниченному кругу лиц. Учредительным документом общества является Устав (Приложение 1), который утвержден 20 декабря 1996 года учредителем общества (тогда Войновым А.В.).

Организация основана на частной форме собственности, то есть один собственник организации принимает единоличные решения и несет личную ответственность. Он может по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащего организации имущества любые действия, не противоречащие законодательству РФ и не нарушающие законные права и интересы других лиц, а также отвечает по обязательствам этими активами и несет риск их случайной гибели или повреждения.

Цель деятельности организации носит двойственный характер. ЗАО «Ххх» - это коммерческая организация, то есть преследует в качестве основной, непосредственной цели своей деятельности извлечение и максимизацию прибыли. Прибыль является побудительным мотивом и позволяет обеспечивать самофинансирование производственного и научно-технического развития. Но с другой стороны, фирма добивается одновременно и иной цели, без которой невозможно достижение первой, - наилучшим образом удовлетворять запросы потребителей.

Рассматриваемая организация осуществляет свою деятельность в сфере нематериального производства - в научно-технической области. Предмет ее деятельности - оказание научно-технических услуг и консультаций. Основные направления деятельности фирмы:

- услуги и консультации по внедрению компьютерных программ;

- разработка и реализация программного обеспечения;

- поставка компьютеров и оргтехники;

- монтаж и установка локальных вычислительных сетей;

- услуги по ремонту и обслуживанию средств вычислительной техники и другие услуги, связанные с эксплуатацией персональных компьютеров.

Все указанные виды деятельности осуществляются в строгом и полном соответствии с действующим законодательством РФ.

Деятельность ЗАО «Ххх» осуществляется через самостоятельно заключаемые договоры с заказчиками и исполнителями.

Органами управления данной организации по уставу являются общее собрание акционеров и генеральный директор. К компетенции общего собрания акционеров - высшего органа управления общества - относится принятие решений по таким вопросам, как внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава в новой редакции; реорганизация и ликвидация общества; избрание Генерального директора и досрочное прекращение его полномочий; определение приоритетных направлений деятельности общества. Генеральный директор ЗАО «Ххх» - единоличный исполнительный орган - осуществляет руководство текущей деятельностью организации на основании договора между ним и обществом: принимает решения по вопросам финансово-хозяйственной деятельности фирмы, издает приказы и распоряжения, принимает на работу, переводит на другую работу внутри организации, увольняет и налагает дисциплинарные взыскания на работников организации.

В организации работает около 20 человек - все высококлассные специалисты, имеющие высшее образование по специальности, знающие свое дело и выполняющие ее добросовестно и качественно. Среди них два кандидата экономических наук, четыре дипломированных бухгалтера, аудитор. Давно сложившийся коллектив позволяет вести эффективную работу в достижение главной цели. Организационную структуру фирмы (состав самостоятельных и обособленных подразделений и служб организации) можно представить в виде схемы (Приложение 2), где прослеживается взаимосвязь отдельных подразделений. Между ними существуют вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальные связи - это связи руководства и подчинения, например связь между директором фирмы и начальником какого-либо отдела. Горизонтальные - связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками отделов.

Также схематически представлена структура управления фирмой (состав и соподчиненность работников) (Приложение 3). Форма организации управления ЗАО «Ххх» - линейная (линейное соподчинение) - непосредственное подчинение по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. В данной структуре управления успех фирмы зависит от профессиональных, личных и деловых качеств руководителя, который должен быть специалистом по всем вопросам, так как он осуществляет принцип единоначалия.

По моему мнению, в организации рациональная структура управления. Она обеспечивает эффективное распределение функций управления по подразделениям. Прослеживается четкая система связей, а также ясно выраженная ответственность. Кроме того, при описанной структуре управления проявляется быстрая реакция в ответ на прямые указания руководителя.

Управление в исследуемой фирме осуществляется в соответствии с ее Уставом и законодательством РФ, в частности с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» [3, 6].