Подготовка деловых поездок руководителя

Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.

На секретаря фирмы часто ложиться обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

1 ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РУКОВОДИТЕЛЯ

Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, на сколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначениями, во время деловых встреч и переговоров.

А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, уточнена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотом, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах руководителя.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов, поездов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

2 СОСТАВЛЕНЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ КОМАНДИРОВКИ

Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет в месте с ним и печатает программу командировки. В программе указывается организации, отделы, лица (с указанием должности, имени, фамилии, отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет присутствовать. Помимо названия организации должны указываться ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.

Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной. Предварительная программа может содержать следующую информацию:

- время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);

- способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);

- все деловые встречи;

- бронирование мест в гостиницах;

- места посещения и проезд к ним;

- отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть на столько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами, и если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли мы оказаться полезными).

Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Эти события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным бы было записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, что бы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.

При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли во время его отсутствия, и о ходе их решения.

Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает их соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря также входит и оформление отчета о командировке.

Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.

3 ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ

3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку

Готовит приказ секретарь или работник кадровой службы, а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

Постановлением не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая фирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.

3.2 Оформление командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре секретарем или работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.

Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет секретарь или сотрудник кадровой службы организации, направляющий в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.

3.3 Оформление авансового отчета

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Работник, получивший денежные средства под отчет по, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер организации должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику. Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ - в рублях, и в иностранной валюте.

При этом суммы в иностранной валюте пересчитывают в рублевый эквивалент по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи сумм в иностранной валюте работникам организации под отчет и на дату утверждения авансового отчета.

В случае, если документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык.

По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание переездов, учтена возможная разница во времени, и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.

Подготовка таких командировок осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии - М.: ОСЬ - 89. 2002 г.

2. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 2000 г.

3. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 2000 г.

4. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 2000 г.

5. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. - М.: Высшая школа, 2000 г.

Приложение 1

	Код
Форма по ОКУД	0301022
_____________________________________________________________________ по ОКПО

наименование организации

ПРИКАКЗ

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

	Табельный номер

фамилия, имя, отчество работника
наименование профессии (должность)
наименование структурного подразделения
место назначения (страна, город, организация)

сроком на		календарных дней

с «___» ____________ 20 __ годапо «___»____________ 20 __ года

с целью __________________________________________________________

__________________________________________________________________

Командировка за счет средств ______________________________________

Основание:
	служебное задание, другое основание (номер, дата)

Руководитель организации ______________ ______________ ___________

должность подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) ознакомлен ______________ «___»__________ 20__ года

подпись работника

Приложение 2

__________________________________________________________________

наименование организации

КОМАНДИРОВАЧНОЕ УДОСТОВИРЕНИЕ

Работник_____________________________________________________

фамилия, имя, отчество

__________________________________________________________________

наименование профессии (должность)

__________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

командируется в__________________________________________________

место назначения (страна, город, организация)

________________________________________________________________________________________________________________________________

для______________________________________________________________________________________________________________________________

цель командировки

________________________________________________________________________________________________________________________________

на _____________________________ дней (не считая нахождения в пути)

с «____» ___________________ 200___г. по «____» ___________________ 200___г.

Руководитель __________________ __________________ ________________

должность подпись расшифровка подписи

Действительно по предъявлению паспорта