Організація системи електронного діловодства

p align="left">Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються у БА, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові документи, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді.

Документи, що підлягають реєстрації, розподіляються в БДД «Документ» згідно з класифікатором за: видом, обмеженням доступу, типом та категорією контролю. Деякі документи реєстрації не підлягають. В інформаційному середовищі БДД «Документ» документи ідентифікуються за усіма їх реєстраційними атрибутами, передбаченими структурою інформаційного фонду Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано у загальному відділі Управління справами. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина електронна реєстраційно-контрольна картка (Додаток 7). Склад обов'язкових реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки визначається проектно-технічною документацією АІС «Адміністрація». До центрального банку даних заносяться закони України, постанови ВРУ, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, а також інші документи, які надійшли та зареєстровані у ДА.

Інформаційний фонд БДД «Документ» забезпечує працівників відомостями про всі документи, місце їх знаходження, стан виконання. Всі користувачі підсистеми діловодства та контролю мають право безпосередньо або за допомогою адміністратора БДД «Документ» отримати необхідну їм інформацію щодо документообігу без права внесення змін в резолюції співробітників, старших за займаною посадою.

При передачі оригіналу документу наступному виконавцю, вноситься відповідний запис в БДД «Документ», а новий виконавець розписується у відомості обліку документів нижче підпису попереднього виконавця з визначенням свого прізвища та дати отримання документу.

Основною одиницею обліку в системі є РК (реєстраційна картка) документа, повнота реквізитів якої забезпечує можливість формування статистичних і аналітичних звітів по різних інформаційних зрізах, легкість під час пошуку (Додаток 6). При цьому основний набір реквізитів РК може бути розширений довільним набором додаткових реквізитів, визначеним для кожної групи документів. За додатковими реквізитами РК можна нарівні з основними реквізитами робити пошук і відбір даних при формуванні звітів. При одержанні електронного вхідного документа його реєстрація здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті обміну між двома системами більша частина реквізитів РК формується автоматично. Електронний образ документу прикріплюється до РК. При цьому засвідчується ідентичність документу, що має ЕЦП і криптозахист.

Після реєстрації РК із прикріпленим документом пересилається по мережі посадовій особі, відповідальній за ухвалення рішення по виконанню документу, а далі -- виконавцям документу відповідно до реквізитів винесеної резолюції. При цьому кожен керівник чи виконавець наділяється певними правами, що дозволяють забезпечити організацію роботи з документами, максимально наближену до традиційної роботи за столом, на якому по папках розкладені документи, що знаходяться в компетенції тільки даного співробітника і які або чекають початку виконання (у папці «Надійшли»), або прийняті співробітником до виконання (у папці «На виконанні»), або передані підлеглим із зазначенням контрольного терміну виконання (у папці «На контролі»).

У ході роботи з електронними документами забезпечується комбінований повнотекстовий і атрибутивний пошук необхідного документа, у тому числі і за допомогою веб-доступу до документальної бази даних систем.

Файли з текстами (образами) вихідних і внутрішніх документів за стандартною технологією також прикріплюються до РК. Вихідний документ, супроводжуваний реквізитами РК, може бути захищений ЕЦП, зашифрований і переданий адресатові. Таким чином, у сукупності з можливістю реєстрації документів, що надійшли по лініях зв'язку, забезпечується корпоративний електронний документообіг. Виконані документи формуються в справи і передаються на архівне збереження.

Управлінням справами здійснюється контроль за виконанням документів лише таких, що є зареєстрованими в Підсистемі діловодства та контролю АІС «Адміністрація». Відповідальність за виконання документів, в яких визначено відповідальним за кінцевий результат, несуть керівники. Безпосередній контроль за виконанням документів здійснює загальний відділ (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»; у структурних підрозділах контроль здійснює відповідальний за діловодство співробітник (діловод).

У центральному апараті контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація» за видом документу, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Відповідальний за контроль працівник загального відділу (діловод), користуючись комп'ютерними даними або контрольною картотекою, за 10 днів до закінчення терміну виконання документу з'ясовує стан роботи з ним і тримає це питання на контролі до його вирішення. Якщо в процесі опрацювання документу з'ясувалося, що немає можливості його виконати у зазначений термін, виконавець негайно узгоджує питання про перенесення терміну виконання. Інформація про вирішення питання перенесення терміну доводиться до відома спеціаліста загального відділу, який здійснює контроль (адміністратор БДД «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація»).

Зняття документу з контролю здійснюється адміністратором БДД «Документ» лише за умови наявності письмового підтвердження виконання документу, доручення, протокольного рішення посадовою особою, яка встановила контроль, або посадовою особою, якій вона підпорядкована. Для здійснення цієї процедури до письмового підтвердження виконання документу обов'язково додається сам документ з відповідною резолюцією керівника. Реєстрація вихідного документу не може бути здійснена без заповнення в БДД «Документ» обов'язкового реквізиту, який встановлює логічний зв'язок між вихідним документом та таким, що є засадою для його відправлення.

Попередження про виток термінів виконання щоденно розсилаються адміністратором БДД «Документ» по робочих станціях Локальної обчислювальної мережі центрального функціонального вузла АІС «Адміністрація» апарату. Раз на тиждень Голові комітету доповідається статистичний аналіз щодо виконавської дисципліни в роботі з документами.

Документ, який знято з контролю, з матеріалами до нього і контрольною карткою повертається до загального відділу, де діловодний контроль закінчується відміткою про виконання на контрольній картці в графі «Відмітки про виконання» та зняттям документу з контролю в базі даних «Документ» Підсистеми діловодства та контролю АІС «Адміністрація».

Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній діяльності Дубенської адміністрації дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів:

· організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади;

· формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок;

· поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці;

· підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації;

· досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій;

· можливість створення і керування ланцюжками завдань;

· можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань.

Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних.

Однією з позитивних рис програми БДД «Документ» є легкість її використання. Програма призначена для реєстрації вхідних та вихідних документів із внесенням поправок та змін щодо відомостей про виконання документів, із зазначенням авторів чи виконавців, короткого змісту, дати, номеру, рівня доступу, РК документу та інше.
Вхід до програми. Кожен користувач програми повинен зареєструватися, вказавши своє ім'я, посаду та пароль. Якщо програма віднайде у списку такого користувача вона автоматично відкриється з привітанням. З метою захисту після 3-х невірних спроб вводу пароля програма автоматично блокується.

Функції, доступні в програмі. При вдалому вході в систему на головній сторінці програми можна побачити головне меню та панель управління з функціонуючими кнопками:

· Довідка

· Інформація про програму

· Сховище

· Користувачі

· Журнал реєстрації документів

· Архів

· Пошук

Головне меню, крім вищеперерахованих функцій, дає доступ до режимів настройки програми та адміністрування користувачів (тільки для адміністратора системи).

Довідка. З допомогою цієї функціональної кнопки можна переглянути інформацію щодо користування системою.

Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення 2000.

Сховище. Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачам потрібно призначити в якості доступного те саме сховище. Має вкладки «Призначення доступних сховищ» та «Призначення сховищ, дозволених для адресації». Після створення користувача системи документообігу і визначення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища, тобто ті сховища, що будуть "видимі" користувачу, і вміст яких буде доступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до його функціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі установи. Обмеження кількості доступних сховищ не є обов'язковою умовою і, у кінцевому рахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною уповноваженою посадовою особою. Крім доступних сховищ адміністратор повинний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які він зможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільної маршрутизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку "Адреса", натиснути кнопку Додати/Видалити й у вікні, що з'явилося, "Місця збереження документів" відзначити сховище, в яке буде додано.

Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни пароля користувача, обраного в списку, адміністратор повинен вибрати закладку «Пароль», увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснути кнопку «Застосувати».

Має вкладки «Призначення прав користувачу» та «Зміна прав та повноважень». Для призначення прав користувачу, адміністратор повинний вибрати в правій частині вікна закладку "Права" і проставити оцінки проти тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки «Змінити». Після натискання кнопки «Змінити» графічне позначення користувача приймає вид, що відповідає призначеним йому правам.

Журнал реєстрації документів. Має вкладки «вхідні документи» та «Вихідні документи». Обравши одну з вкладок, відкриваємо таблицю зі списком зареєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним документом; списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу документів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користувачі мають право на це - в залежності від рівня доступу) потрібно підвести курсор «мишки» до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу мишки. На екрані з'явиться меню з пунктами „редагування”, „знищити”, „друк документу”, „друк супроводжувального листа” і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішею мишки. Для повернення до списку документів потрібно натиснути «основні відомості». Щоб додати новий документ необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів «Новий документ».

Архів. Своєрідна база, що містить відомості про документи, які зберігаються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції проглянути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього.

Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна відшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконавцем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для роботи.

Для вирішення проблем в області діловодства використовуються комп'ютерні технології, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань адміністрації. Наприклад, створення і підтримка схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засоби передачі документів і контролю виконання працюють тільки до певного моменту. Коли вирішувані компанією задачі ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей вказаних рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДЗУ). Основними перевагами впровадження ІС ДЗУ в роботу Дубенської адміністрації є:

1. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації в Дубенській адміністрації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів.

2. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

3. Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву.

4. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

5. Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації.

6. Тактичні вигоди: скорочення витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін.

7. Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності.

8. Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень.

9. Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації.

10. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів, що призводить до збільшення продуктивності праці персоналу.

11. Системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової організаційної культури в адміністрації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління Дубенською адміністрацією не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

В результаті впровадження нових технологій проблеми повністю не зникають, замість них з'являються нові, серед яких можна позначити:

- несанкціонований доступ до конфіденційної інформації;

- вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в комп'ютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача;

- як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів.

Виникають також проблеми нормативного характеру:

- не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;

- відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили;

- відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші.

Подальше покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Подальші розробки мають вестися в напрямку розширення сфери можливого використання програми для автоматизації більшої кількості процесів документообігу в організаційній системі.

Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних/вихідних документів, облік резолюцій по документах, документів, списаних у справу і документів, що знаходяться на архівному збереженні. Має також вестися облік руху паперових оригіналів.

Користувачами такого рішення зазвичай виступають не тільки діловодний персонал, але і ряд співробітників функціональних підрозділів.

Оскільки більшість співробітників таких організацій має персональні комп'ютери, у рамках такого рішення вже може бути організована робота з частиною документів в основному чи винятково в електронному вигляді. Вхідні паперові документи можуть оцифровуватися, і вся подальша робота з ними вже може вестися в електронному вигляді. В електронному вигляді може також бути організований процес виконання документів (накладення і виконання резолюцій).

Дубенська адміністрація має постійно доступний канал у мережу Інтернет, тому тут може бути організований віддалений доступ до системи електронного діловодства через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт як посадовими особами, що знаходяться у від'їзді, так і вищестоящими організаціями.

Таке рішення дозволить:

· прискорити обмін документами з вищестоящими та нижчестоящими організаціями;

· зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини функцій у підрозділи;

· підвищити ефективність контролю за виконанням документів;

· організувати ефективну систему збереження взаємозалежних документів;

· зменшити час на пошук потрібних документів;

· зменшити кількість «загублених» документів, місцезнаходження яких невідоме;

· прискорити і зробити більш ефективною роботу співробітників з виконання документів;

· знизити витрати на роботу із зверненнями громадян і організацій, які подаються в електронній формі (через портал);

· забезпечити контроль за виконанням важливих документів з боку вищестоящих організацій.

Впровадження електронної системи діловодства в рамках адміністрації дозволить досягти підвищення ефективності роботи в цілому за рахунок:

· підвищення ефективності роботи кожного підрозділу окремо;

· прискорення обміну документами завдяки переходу на ЕД;

· можливості контролю за виконанням документів з боку вищестоящої організації;

· створення централізованого постійно доступного електронного архіву відомчих документів;

· створення ефективної системи взаємодії з громадянами і підприємствами.

ВИСНОВКИ

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість адміністрації функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам.

Підсумовуючи тему дипломної роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої особи»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею, організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.

· можливість створення і керування ланцюжками завдань;

Подальше удосконалення програмного забезпечення системи варто проводити в таких напрямках:

· удосконалення шляхом переходу на нові технології управління базами даних;

· накопичення досвіду використання програми для виправлення помилок та доповнення новими функціями.

Покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Реалізація пропозицій названих у даній роботі сприятиме не тільки удосконаленню процесів електронного документообігу та діловодства. А саме:

· впровадження автоматизованої системи діловодства сприятиме економії часу, праці та грошей;

· реалізація СЕД набагато спростить процедури фінансових, обліково-звітних та інших операцій;

· правильний підбір системи електронного документообігу та діловодства значно прискорить та покращить роботу Дубенської адміністрації.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Видання. Основні види. Терміни та визначення: ДСТУ 3017-97.- К.: Держстандарт України, 1995. - 345 с.

2. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: Знання, 2000. - 94с.

3. Про електронний цифровий підпис: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32.

4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22.

5. Про інформацію: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 2001.- № 11.- С. 25-27.

6. Про підприємництво: Закон України від 07.02.91// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- № 8.- С. 43.

7. Про підприємства в Україні: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- №16.

8. Акопянц А. ЕЦП - год в законе/ А. Акопянц// Компьютер. - 2003. - № 7. - С. 57-61.

9. Андреев В. Этот многообразный мир документооборота/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 24-26.

10. Андреев В. Человек и документ в информационную епоху/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 14-17.

11. Афанасьев А. Частные реализации систем документооборота/ А.Афанасьев// Открытые системы. - 1997. - № 1. - С. 32-36.

12. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота: введение в проблему/ В. Баласанян// Рынок ценных бумаг. - 1998. - № 16. - С. 25-27.

13. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота/ В. Баласанян// Открытые системы. - 1997. - № 1 (21). - С. 14-15.

14. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту/ В. Баласанян// Connect! Мир связи. - 2002. - № 12. - С. 25-26.

15. Баласанян В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием/ В. Баласанян// Управление персоналом. - 2002. - № 2. - С. 18-21.

16. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации/ М.П. Бобылева// Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 14-18.

17. Волков Л. Настал ли час электронной цифровой подписи?/ Л. Волков// Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С. 12-14.

18. Гавриш С. Система автоматизації обліку документів архівного фонду/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 9. - С. 32-36.

19. Гавриш С. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 2. - С. 25-31.

20. Дятлова Н. Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота/ Н. Дятлова// Архивы и справаводства. - 2007. - № 1. - С. 44-48.

21. Емельянов Н. Электронные документы и БД/ Н. Емельянов// Директор ИС. - 1999. - № 18. - С. 25-31.

22. Жовтенко В.В. Формування системи документальних ресурсів електронного урядування: досвід зарубіжних країн щодо її впровадження/ В.В. Жовтенко. - К., 2006. - С. 21-23.

23. Заранко Ю. Перспективы создания цифрового фонда пользования архивных документов/ Ю. Заранко// Архивы и справаводства. - 2005. - № 6. - С. 75-81.

24. Захаров О. Что такое электронный документооборот/ О. Захаров// КомпьютерПресс. - 1999. - № 6. - С. 15-18.

25. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение// Архивы и справаводства. - 2005. - № 3. - С. 42-49.

26. Іствуд Т. Експертиза цінності електронних документів/ Т. Іствуд// Архіви України. - 2002. - № 1. - С. 232-236.

27. Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения/ М. Каменнова// Открытые системы. - 2003. - №4. - С. 23-26.

28. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота/ А. Колесов. - 2003. - № 15. - С. 13-15.

29. Коханова Г. О работе с базами данных и передаче их на архивное хранение / Г. Коханова// Архивы и справаводства. - 2006. - № 3. - С. 61-64.

30. Кукарина Ю. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись"/ Ю. Кукарина// Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 24-26.

31. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологи/ М.В. Ларин. - М., 1998. - 136 с.

32. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади/ О.Макарчук. - М., 2001. - С. 13-16.

33. Марченко П.М. Архівний електронний документ/ П.М. Марченко. - К., 2006. - С. 15-16.

34. Марченко П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві/ П.М. Марченко. - К., 2002. - С. 14-18.

35. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти/ Д.Ю. Мєшков// Архіви України. - 2001. - № 6. - С. 73-87.

36. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты. - К., 2002. - С. 12-14.

37. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения/ А. Пахчанян// Директор ИС. - 2002. - № 1. - С. 36-38.

38. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота/ А. Пахчанян// Открытые системы. - 2002. - № 10. - С. 16-17.

39. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерії відбору/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-27.

40. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38-44.

41. Перов В.В. Новейшие технологии долговременного хранения электронных информационных ресурсов/ В.В. Перов. - М., 2006. - С. 323-331.

42. Прунь А. Потенціал електронного архіву/ А. Прунь// Урядовий кур'єр. - 2007. - 16 лютого. - № 30.

43. Романов Д. Правда об электронном документообороте/ Д. Романов. - М., 2002. - С. 38-44.

44. Рудюк В.В. Класифікація електронних документів/ В.В. Рудюк. - М., 2002. - С. 25-27.

45. Рудюк В.В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів/ В.В.Рудюк// Бібліотечна планета. - 2006. - №4. - С. 17-21.

46. Сапун А. Краткий путеводитель по системам электронного документооборота/ А. Сапун// Компьютерное обозрение. - 2000. - № 18-19. - С. 14-23.

47. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота/ С.В. Силков. - М., 2007. - С. 146-151.

48. Чирський Ю. Електронний цифровий підпис: правові аспекти застосування/ Ю. Чирський// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 1. - С. 17-22.

49. Шеян И. Электронное развитие документооборота/ И. Шеян. - К., 2003. - С. 17-22.

ДОДАТКИ

Додаток 1

Порівняльна характеристика паперового і електронного документів [45, с. 18-19]

Критерії порівняння	Паперовий документ	Електронний документ
Час транспортування документа	Залежить від використовуваних способів доставки: пошта, телекс, доставка літаком, пневмопочта і так далі	Час передачі по електронних каналах зв'язку обчислюється секундами і хвилинами
Довідково-інформаційна робота (пошук інформації в інформаційному фонді по атрибутах документа і змісті)	Достатньо трудомістка м залежить від організації ефективної системи класифікації інформації і документів	Займає мінімальну кількість часу, а використання посилань дозволяє знайти не тільки один документ, але і інші, пов'язані з ним тематично або за формальними ознаками
Вимоги до оформлення документів	Визначені стандартами і уніфікованими формами	Вимоги не стандартизовані, регламентується поки тільки ряд питань використання ЕЦП. Але вимоги до оформлення реквізитів повинні бути жорсткішими, оскільки для передачі по каналах зв'язку і обміну інформацією між різними системами необхідно забезпечити сумісність програмно-технічних засобів, інакше передача інформації може не відбутися або вона буде недоступною для сприйняття
Надання документу юридичної сили	Вирішені практично всі питання надання юридичної сили	ЗУ «Про електронний цифровий підпис» визначає як умови: термін дії сертифікату ключа, що відноситься до ЕЦП, підтвердження достовірності ЕЦП в документі, використання ЕЦП у відносинах, в яких він має юридичне значення. При дотриманні даних умов ЕЦП признається рівнозначному власноручному підпису в паперовому документі
Зручність сприйняття інформації	Максимально оптимальний для сприйняття інформації	За даними американських дослідників, текст з екрану комп'ютера сприймається на 25% повільніше, ніж при читанні з листа паперу
Можливість працювати з декількома документами одночасно	Можливо і дозволяє одержати цілісний погляд на документ	Можлива «багатовіконна» робота з файлами, але на моніторі в кожен момент видима лише частина інформації
Можливість при ознайомленні з документами виділити потрібний фрагмент	На папері залишаються сліди від позначок, зроблених чорнилом, пастою, олівцем	Необхідний фрагмент можна виділити (наприклад, кольоровим шрифтом), а потім це виділення прибрати. При цьому слідів на документі при його сприйнятті людиною не залишиться
Можливість зробити копію документа	Трудомісткість процесу залежить від використовуваних технічних засобів: засоби поліграфії, мікрофільмування, сканування	Трудомісткість і витрати часу отримання копії зменшуються: копіювання файлу, виведення інформації на мікрофотоносії, роздруку документа. Файл документа може бути вкладений в електронне повідомлення і відправлений по електронній пошті або розміщений в інформаційній системі, де можливо забезпечити доступ до нього співробітників
Стомлюваність при роботі з документами (без урахування характеру змісту інформації)	Можлива робота протягом декількох годин без перерви	Велика стомлюваність при роботі з комп'ютером із-за навантаження на зір
Спеціально обладнане робоче місце для сприйняття інформації	Спеціальних умов не вимагається, тільки сприятливе освітлення	Необхідний комп'ютер, а при необхідності передачі документів адресату - телекомунікаційні канали
Інформаційна безпека і захист інформації	Захист інформації забезпечується фізичною недоступністю документа (зберігання в сейфі і тому подібне), фіксацією факту передачі документа в спеціальних облікових формах і іншими організаційними заходами	Використовуються засоби регламентації доступу користувачів до комп'ютерів і баз даних, засоби криптозахисту, протоколювання дій користувачів. Також необхідно забезпечити технічний захист інформації від комп'ютерних вірусів і хакерів
Збереження інформації і її доступність для сприйняття людиною	Залежить від якості паперу, якості засобів нанесення інформації на папір (чорнила, пасти, засобів, використовуваних в матричних, струменевих або лазерних принтерах і тому подібне). При сприйнятті інформації не потрібні спеціальні пристрої для її перетворення	Важливо враховувати, що життєвий цикл програмних засобів і носіїв запису може бути менше, ніж необхідний термін зберігання. Необхідний перезапис інформації на інший носій і забезпечення засобів її аутентифікації (інакше документ втратить юридичну силу). Можливість роздруковувати документи на папері і завіряти зроблені копії. Окрема проблема - забезпечення збереження ЕЦП і термін дії сертифікату підпису. Для забезпечення збереження бази даних і підвищення стійкості комп'ютерної системи виконується резервне копіювання інформації
Сфера застосування документів	Застосовуються повсюдно	Використовуються тими учасниками комунікацій (організаціями і фізичними особами), які мають відповідну комп'ютерну техніку. При цьому сфера застосування електронних документів постійно розширюється в міру розвитку технічної оснащеності, накопичення досвіду і створення нормативної бази

Додаток 2

СТРУКТУРА апарату Дубенської адміністрації

Посада	Кількість шт. од.
*Керівництво райдержадміністрації*
Голова райдержадміністрації	1
Перший заступник голови	1
Заступник голови - керівник апарату	1
Заступник голови	2
*Відділ організаційно-кадрової роботи*
заступник керівника апарату, начальник відділу	1
головний спеціаліст	2
*Загальний відділ*
начальник відділу	1
головний спеціаліст	1
спеціаліст 1-ї категорії	1
оператор комп'ютерного набору	1
*Відділ фінансово-господарського забезпечення*
начальник відділу	1
головний спеціаліст	1
водій легкового автомобілю 1 кл	3
прибиральник службових приміщень	2
відповідальний черговий	1
*Відділ ведення Державного реєстру виборців*
начальник відділу	1
головний спеціаліст	2
*Сектор контролю*
завідуючий сектором	1
головний спеціаліст	1
*Головний спеціаліст - юрисконсульт*	1
*Головний спеціаліст з питань мобілізаційної роботи*	1
*Головний спеціаліст з питань внутрішньої політики*	1
*Державний реєстратор*	1
ВСЬОГО	29

Додаток 3

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів [27, с. 24]

Дата надходження та індекс документа	Кореспондент, дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст	Резолюція або кому направле-ний документ	Позначка про виконання документа

ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою та вихідних документів

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Позначка про вико-нання документа

Додаток 4

Маршрутизація вихідних документів [31, с. 57]

Страницы: 1, 2, 3