Аудиторская проверка бюджетирования

Необходимость существования службы внутреннего аудита продиктована тем, что собственники и руководители предприятия хотят знать о реальном состоянии дел на нем. Для этого в компаниях создаются специализированные подразделения, работники которых занимаются анализом всех звеньев управления, участков производства, каждого технологического цикла. При этом, анализируется рациональность функционирования как системы в целом, так и каждого ее элемента, уровень взаимосвязи между ними, выявляются слабые места в работе предприятия и даются рекомендации по устранению имеющихся недостатков. Таким образом, с помощью отдела внутреннего аудита осуществляется контроль во всех сферах работы компании таких как, финансы, производство, маркетинг, реализация, закупки, логистика, управление персоналом и других.

Создание отдела внутреннего аудита целесообразно по целому ряду причин. Во-первых, внутренние аудиторы осуществляют контроль за наличием и сохранностью активов. Во-вторых, внутренний аудит направлен не только на обнаружение слабых мест и недостатков, но и на выявление внутренних резервов предприятия и определение путей их эффективного использования. В-третьих, аудиторы анализируют соответствие должностных инструкций и внутренних процедур требованиям производственного процесса, контролируют их реальное выполнение. В-четвертых, особая потребность в создании отдела внутреннего аудита возникает на крупных предприятиях с различными видами деятельности, со сложной, разветвленной структурой и большим количеством территориально удаленных филиалов, дочерних и зависимых обществ. В подобных компаниях работа специалистов отдела внутреннего аудита начинается с унификации и стандартизации учетных процессов для целей правильного формирования сводной и (или) консолидированной отчетности. В-пятых, специалисты отдела внутреннего аудита могут оказывать консультационную поддержку по вопросам действующего законодательства. Важной функцией внутренних аудиторов является проведение обучения сотрудников предприятия. Еще одним аспектом работы внутренних аудиторов является анализ доходов и расходов предприятия, оптимизация и планирование налогов. Как известно, в настоящее время, развитие российского бухгалтерского учета идет по пути приведения существующего порядка составления отчетности в соответствие с международными стандартами финансовой отчетности. Таким образом, новым направлением работы внутренних аудиторов является разработка и внедрение методик учета и составления финансовой отчетности с учетом перехода на международные стандарты. Однако, следует подчеркнуть, что, как видно из вышесказанного, сфера деятельности внутренних аудиторов гораздо шире и может охватывать не только налоговые и финансовые аспекты работы компании.

Практика работы как внешним, так и внутренним аудитором показала, что такие вопросы как контроль за сохранностью активов компании, выявление внутренних резервов, управление финансовыми рисками, анализ оптимальности структуры компании, экспертиза договорных отношений, выступление в качестве консультанта при возникновении разногласий между центральным офисом и его структурными подразделениями, анализ денежных потоков и многие другие вопросы являются компетенцией отделов внутреннего аудита компании.

Использование знаний и опыта внутренних аудиторов для выявления внутренних резервов компании, определения приоритетных направлений ее развития, оценке рисков и управлению ими позволяет повысить финансовую устойчивость и конкурентоспособность компании, способствует ее динамичному развитию.

Таким образом, цель данной работы - изучить организацию внутренней аудиторской проверки бюджетирования и бизнес планирования.

1. Сущность процессов бюджетирования и бизнес-планирования

Сущность бюджетирования

Бюджетирование в общем виде можно представить как информационную систему внутрифирменного, корпоративного управления с помощью определенных финансовых инструментов, называемых бюджетами. Бюджетирование непосредственно связано с управлением и управленческим учетом, является его составной частью. Экономически эффективная деятельность организации возможна только в том случае, если она имеет четко заданные достаточно напряженные, но реальные для выполнения стоимостные параметры затрат и результатов.

Бюджетирование -- это процесс определения таких параметров, планирования движения ресурсов по предприятию на заданный будущий период времени. Когда параметры заданы, необходим учет и контроль их исполнения, составляющий основу управленческого учета и анализа.

Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов производственно-финансовой деятельности предприятия и его подразделений, исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в использовании корректирующих воздействий на отклонения от параметров их исполнения. В информационном отношении -- это система, интегрирующая результаты процессов планирования, учета, контроля и анализа стоимостных показателей деятельности организации.

Нельзя ограничивать бюджет планом доходов и расходов, а бюджетирование только планированием. Это часть общей системы экономической работы на предприятии. Планирование без контроля исполнения планов теряет смысл, учет, не используемый для оценки и контроля деятельности, бесцелен, а контроль без данных плана и учета невозможен. Именно поэтому бюджетирование является интегрированной системой, обобщающей данные планирования, учета и контроля не только доходов и расходов, но и формирующих их процессов и величин. Бюджетирование как система имеет достаточно глубокие исторические корни. Его происхождение связывают с возникновением камеральной бухгалтерии, имеющей целью «схематическое, легко контролируемое определение хода производства и его результатов на основе предварительно составленной сметы и бюджета». Уже в то время (камеральная бухгалтерия появилась в позднем средневековье) считалось, что учету доходов и расходов должен предшествовать предварительный расчет их ожидаемой величины и специалисты по камеральному учету в зарубежных странах уделяли этому большое внимание.

Российские ученые также внесли определенный вклад в развитие идей бюджетирования. Среди них следует отметить Л.И. Гомберга, который выделял в качестве объектов исследования им же сформулированной новой науки экономологии смету (бюджет), бухгалтерский учет и контроль. В смете он видел инструмент планирования, связывая ее с коммерческим расчетом. В основе деятельности бухгалтерии он выделял причинно-следственные связи, а контроль трактовал как процесс установления соответствия хозяйственной деятельности интересам предприятия, признавая только предварительный и заключительный контроль. Проф. А.П. Рудановский предлагал ввести в классификацию счетов счета бюджета и пытался установить связь каждой операции с бюджетом, называя этот процесс бюджетированием. Он первым ввел это понятие в российскую теорию и практику учета.

Несмотря на свою прогрессивность, идеи бюджетирования в то время оказались невостребованными ни у нас, ни за рубежом. Они нашли практическое воплощение только в период становления и развития управленческого учета, когда бюджетирование стало неотъемлемой составной частью теории и практики менеджмента.

Востребованность идеи бюджетирования в XX в. была обусловлена двумя факторами: с одной стороны, новейшие теоретические исследования, обогатившие теорию и практику учета для целей управления, создали для этого необходимую базу, а с другой -- сложившиеся экономические условия, обострившие внешнюю и внутреннюю конкуренцию и связанный с ней рост затрат и усилий на реализацию товаров, заставили искать новые пути их снижения и контроля.

После Второй мировой войны началось развитие управленческого учета и анализа, где основной упор делался на составление изменились функции и содержание бюджетирования. Оно стало составной частью предварительных смет затрат, оперативное выявление отклонений от них, систематический анализ издержек производства и поиск вариантов управленческих решений на базе оценки затрат и результатов.

Учет в бюджетировании

Основу учета в бюджетировании составляет учет по центрам ответственности. В отличие от аналитического учета по носителям затрат, который может носить эпизодический характер вследствие своего предназначения для решения конкретной управленческой задачи, учет по центрам ответственности в системе бюджетирования предполагает отражение, накопление и представление постоянного потока информации, входящей и исходящей из центра его формирования и соответствующей ответственности. Руководству предприятия необходима полная сравнительная информация о деятельности центров ответственности, поэтому учет в бюджетировании должен использовать все существующие системы учета затрат, основанные на исчислении полных и переменных издержек, их группировки по носителям и функциям.

Организационное обеспечение процесса бюджетирования многовариантно и зависит от многих факторов: масштабов предприятий целей и задач применяемой системы управленческого учета, отраслевой принадлежности, сложившихся традиций учетно-аналитической практики в данной стране и т.п.

На ряде зарубежных компаний и фирм бюджетированием занимаются специальные отделы, иногда называемые бюджетной бухгалтерией, и работники этих отделов, именуемые контроллерами.

Бюджетная бухгалтерия призвана представлять фактические и нормативные бюджетные затраты и результаты, разрабатывать рекомендации по их оптимизации. Исходя из задач, поставленных генеральной дирекцией организации, контроллеры должны рассчитать ожидаемы результат деятельности по видам бизнеса и оценить реальность е достижения. Кроме того, они призваны предвидеть экономическую ситуацию предприятия по истечении определенного периода времен через анализ исполнения бюджетом. Бюджетная бухгалтерия обеспечивает эффективный управленческий контроль результатов хозяйствования, объединяя контроль предстоящих затрат и будущих результатов, связанных с ответственностью, в момент формирования бюджетов и контроль в ходе исполнения бюджета, позволяющий проводить корректирующие изменения в ходе одного и того же экономического процесса до того момента, пока экономическая ситуация потребует вмешательства.

Современная бюджетная бухгалтерия развивается по двум направлениям: в виде интегрированного учета исполнения бюджета в составе финансовой или управленческой бухгалтерии; как самостоятельная бюджетная бухгалтерия, построенная на информации управленческого учета.

Исходя из этого возможны три формы связи финансовой, управленческой и бюджетной бухгалтерий.

Первый вариант -- автономная система с выделением бюджетной бухгалтерии в самостоятельную подсистему, использующую данные управленческого учета. При втором варианте существует обособленный учет исполнения бюджета, но бюджетная бухгалтерия не выделена в самостоятельную и находится в составе управленческой. Третий вариант предполагает интегрированную систему, в которой объединены финансовая, управленческая и бюджетная бухгалтерии. При этом используется единая система счетов и бухгалтерских проводок, связь показателей осуществляется при помощи контрольных счетов доходов и расходов финансовой бухгалтерии, а задачи, поставленные перед управленческой и бюджетной бухгалтериями, в основном решаются внесистемными методами.

Организация управленческого учета в системе бюджетирования во многом зависит от содержания бюджетов и последовательности их формирования. Наиболее распространена следующая последовательность бюджетирования:

- выделение сегментов деятельности и определение программы действий;

- формирование коммерческого бюджета;

- составление бюджета производственных расходов;

- формирование бюджета закупок;

- составление бюджета административных расходов;

- формирование бюджета инвестиций;

- составление прогноза (бюджета) движения денежных средств (финансового бюджета);

- формирование прогноза прибылей и убытков, прогнозного баланса.

С точки зрения организации учета процедуры, используемые при формировании главного бюджета, аналогичны тем, что используются при отражении фактических операций, а конечный результат вычислений и обобщений фиксируется в итоговой финансовой отчетности: балансе, отчете о прибылях и убытках, отчете о движении капитала и денежных средств. Принципиальное различие состоит в том, что, во-первых, бюджетные суммы отражают запланированную деятельность, а не прошедшие события и, во-вторых, запись компонентов бюджетов и их исполнения ведется, как правило, внесистемным методом.

Коммерческий бюджет, формируемый для центра дохода, лежит в основе составления главного бюджета, так как он оказывает влияние практически на все бюджеты, входящие в систему. Этот бюджет включает доходы от реализации продукции и услуг и коммерческие расходы, связанные с данными продажами. Бюджет формируется на основе прогноза продаж, который в большинстве случаев определяется руководством компании, используя различные прогнозные оценки и обоснования на основе статистических и аналитических методов. Бюджет продаж отличается от соответствующего прогноза тем, что прогноз является пассивным предсказанием какого-то неконтролируемого результата, а бюджет представляет собой обязательство менеджера центра ответственности предпринять необходимые действия для достижения желаемого результата, в том числе и объема продаж. В коммерческий бюджет кроме бюджета продаж включаются затраты на организацию сбыта и продвижение товара, в которых целесообразно выделять постоянную и переменную части. Переменные расходы (транспортировка, реклама, комиссионные и др.) определяются в зависимости от объема реализации. Постоянные расходы в основном связаны с деятельностью коммерческой службы как части административного аппарата предприятия, чаще всего они планируются исходя из соответствующих нормативных ставок. Расходы на организацию продаж рассчитывают применительно к отделению, подразделению, товару, услуге, группе покупателей, региону, временному периоду, методам продаж и т.д.

Стандартизированная деятельность носит повторяющийся характер и является предметом исследования для количественного анализа. Но могут обособляться единичные, весьма существенные расходы, такие, например, как на участие в выездных продажах, для которых необходимо составлять отдельный бюджет и затраты классифицировать по функциям.

Основы планирования

Бизнес-планирование -- это определение целей и задач направлений бизнеса (направления деятельности предприятия, определенного инвестиционного или коммерческого проекта, организационного мероприятия: эмиссия, приватизация, реорганизация и т.п.), путей их достижения, а также детализация всего этого в специальном документе - бизнес-плане. Планирование - заранее намеченный порядок, последовательность осуществления программы выполнения работы или проведения мероприятия. Планирование оптимальное - это совокупность методов и средств, позволяющих выбрать из множества возможных вариантов развития наиболее оптимальный, который обеспечивает наиболее эффективное использование ресурсов предприятия.

План - это намеченный на определенный период порядок работы. Планирование должно охватывать все звенья производства, распределения и обмена на территории страны и осуществляемое на всех уровнях управления экономикой и социальными процессами. Система планирования включает:

1. Прогнозирование развития предприятий и организаций;

2. Разработка проекта перспективного плана;

3. Утверждение перспективного плана;

4. Разработка и составление долгосрочного, среднесрочного, краткосрочного и оперативного планов;

5. Утверждение этих планов;

6. Доведение плановых заданий до отдельных цехов и т.д.;

7. Оперативно-календарное планирование работы подразделений и предприятий;

8. Оперативный контроль и регулирование всей производственно-хозяйственной деятельности.

Прогноз - это научно обоснованные суждения о возможных состояниях объекта в будущем о путях и сроках решения социально-экономических проблем. Прогнозы используются в планировании двоякими способами: как составная часть самого планирования; как предплановая стадия. Прогноз в отличие от плана не имеет директивного характера. Прогнозирование является предплановой стадией.

2. Организация внутренней аудиторской проверки бюджетирования и бизнес-планирования

Организационная модель внутренней аудиторской проверки имеет следующую структуру:

- объект проверки,

- критерии эффективности состояния или функционирования объекта проверки,

- методика проверки. Она схематична в связи с тем, что информационная перенасыщенность может привести к затруднениям в практическом использовании. Например, в элементе «методика проверки» указаны лишь главные или принципиальные технологические процедуры (шаги). Более детализированные методики разрабатываются отдельно по каждому вопросу (объекту) проверки системы управления.

В первую очередь дадим характеристику структуры организационной модели проверки.

Объект управленческого аудирования: состояние и процедуры контроля системы бюджетирования и бизнес планирования.

Критерии эффективности: вопросы рациональности систем бюджетирования и бизнес планирования в общем могут быть сведены к следующим трем основным направлениям:

- оргструктура систем,

- регламентация систем,

- информация систем.

Кроме того, об эффективности данных систем следует судить по уровню достижения ряда параметров (оптимальная координация деятельности, управляемость и адаптивность предприятия к изменениям, оптимизация внутреннего контроля, высекая мотивация работы менеджеров и т.д.), указанных с самой методике.

Методика аудирования включает в себя:

1. Выяснение (методами анкетирования и интервьюирования персонала, беседы с руководством, сбора и анализа документации и т.д.):

- целей и финансовых стратегий предприятия (общих и по структурным составляющим), финансовых программ развития;

- внешних и внутренних факторов функционирования.

2. Анализ:

- организационно-распорядительной документации предприятия, регламентирующей бухгалтерскую и финансовую деятельность (положения, инструкции, приказы и т.д.);

- форм финансового и управленческого учета и отчетности (бухгалтерскую отчетность, бюджеты, платежные календари, бизнес-планы, отчеты о структуре затрат, отчеты об объемах продаж, отчеты о состоянии запасов, балансы оборотных средств, ведомости-расшифровки задолженности дебиторов и кредиторов и т.д.);

- кредитных соглашений, договоров, кредитных заявок, гарантийных писем, залоговых свидетельств, реестров акционеров, эмиссионных документов, счетов-фактуры, платежной документации и иных документов, регулирующих финансовые отношения между предприятием и иными юридическими (физическими) лицами.

3. Процедура контроля системы бюджетирования и бизнес-планирования предприятия в зависимости от объекта ревизии включает ряд направлений, описанных ниже.

В ходе проверки аудитор должен:

1. Проанализировать и оценить:

- обоснованность принятых стратегий бюджетирования (дополнительное, нулевое бюджетирование и др.), используемых методов составления бюджетов или смет (форм плановых расчетов), методов расчета основных финансовых показателей бизнес-плана (объем реализации продукции, денежные поступления и отчисления, прибыли и убытки, показатели планового баланса активов и пассивов, точка безубыточности продаж), методов оптимизации прибыли как составной части бизнес планирования (предельный анализ и оптимизация прибыли, издержек и объема производства, метод производственной функции Кобба-Дугласа, метод двойного бюджета и др.);

- состав и виды бюджетов (бизнес-планов) и его структурных подразделений, их формы, структуры, отражаемые в них данные;

- временные (год, квартал, месяц и т.д.) и пространственные (взаимосвязи подразделений) параметры бюджетов;

- последовательность их постановки в соответствии с бизнес-процессами организации;

- широту применения (по сферам деятельности, подразделениям, центрам ответственности и т.п.), структуру, уровень детализации и взаимосвязи различных бюджетов (смет);

- процедуры формирования (включая согласование показателей, утверждение и контроль) бюджетов и бизнес-планов, ответственность за их формирование и исполнение;

- процедуры контроля за правильностью заполнения бюджетных форм, соответствием значений бюджетных показателей утвержденным плановым лимитам (нормам), выполнением бюджетного регламента, в частности, на предмет оперативности контроля, анализа отклонений и установления их причин;

- принимаемые меры по отклонениям в бюджетах, в частности, на предмет рациональности, действенности мер, оперативности представления информации по отклонениям (об исполнении бюджетов) руководству предприятия, корректировки бюджетов;

- фактическое выполнение процедур (планирование, мониторинг, составление отчетов, контроль) бюджетирования (или бюджетного регламента) и бизнес планирования, порядок ответственности по уровням управления (ответственность наиболее оптимально распределяется при использовании оперативно корректируемых или «гибких» смет).

При этом особое внимание целесообразно уделить анализу и оценке системы управления денежными потоками. Основные аспекты анализа: структура, формы, регламенты, степень использования при принятии финансово-хозяйственных решений и их последующей оценке, методика расчета и анализа дисконтированных денежных потоков по видам деятельности, выбор коэффициентов дисконтирования.

2. Установить:

- обеспечивают ли системы бюджетирования и бизнес планирования лучшую координацию деятельности, повышение управляемости и адаптивности предприятия к изменениям во внутренней (оргструктура, ресурсы, потенциал и т.д.) и внешней среде (рыночная конъюнктура);

- создают ли они оптимальные условия для организации и контроля устойчивого движения (поступления и расходования) денежных средств;

- соответствуют ли они принципу сквозного финансового планирования;

- снижают ли они возможность злоупотреблений (например, сговора работников отдела сбыта с покупателями продукции предприятия и т.д.) и ошибок в управлении;

- демонстрируют ли они взаимосвязь различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности, формируют ли единое видение работы и возникающих проблем всеми ответственными работниками;

- обеспечивают ли они более ответственный подход специалистов к принятию решений, лучшую мотивацию их деятельности и ее оценку.

При необходимости оценить надежность независимых финансовых консультантов, привлекаемых предприятием для разработки разделов бизнес-плана (в первую очередь финансового).

Заключение

Задача планирования деятельности предприятия, формирования бюджета и контроля за его исполнением является одной из важнейших в области управления предприятием. Для решения данной задачи необходимо большое количество финансовой, бухгалтерской и производственной информации.

Первым шагом в нелегком пути построения системы организации бюджетирования может стать теоретическая и практическая подготовка специалистов предприятия по вопросам постановки и автоматизации бюджетирования. Для этих целей разработана специальная программа обучения.

Что же компания получает в итоге? Финансовые потоки компании становятся для руководителя прозрачными. Они имеют возможность определять приоритеты платежей; отслеживать и контролировать финансовые результаты деятельности компании в целом и по отдельным центрам финансовой ответственности; планировать движение денежных средств и движение товарно-материальных ценностей; планировать доходы и расходы компании; строить и оценивать внутренние показатели ликвидности и рентабельности компании и отдельных ее бизнесов. Компания получает возможность осмысленно двигаться к поставленным целям.

Список используемой литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации №51 -ФЗ от 30.11.94г.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации №146-ФЗ от 31.07.98г.

3. Федеральный закон « О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 г.

4. постановление Правительства РФ от 23.09.02 г. №696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности.

5. План счетов и Инструкция по его применению.

6. ПБУ 15/01 «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию»

Монография

7. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. - М.: Изд-во «дело и сервис», 2002. - 464 с.;

8. Андреев В.Д. Практический аудит (справочное пособие). - М.: Экономистъ, 2004. - 366 с.;

9. Аудит Монтгомери/Ф.Л.Дефлиз; пер. с англ. под ред. Я.В.Соколова. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2001. - 542 с.;

10. Аудит: Учеб. для вузов/В.И.Подольский. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2004. - 583 с.;

11. Мельник М.В., Пантелеев А.С., Звездин А.Л. Ревизия и контроль: Учебное пособие. - М.: ИД ФЬК - ПРЕСС. - 2004. - 520с.

12. Контроль и ревизия: Учебное пособие / Под ред. Д-ра экон.наук проф. МФ. Овсийчук - М.: КНОРУС. - 2005 - 224с.

13. Маренков Н.Л. Веселова Т.Н. Практика контроля и ревизии: Учебное пособие. - М.: КНОРУС - 2005. - 352с

14. Маренков Н.Л. Ревизия и контроль в КО. Издание 2-е. Серия «Высшее образование. Москва: Финансово-экономический институт. Ростов-на -Дону: Издательство «Феникс». - 2004. - 416с.

15. Аудит: Учебник для вузов/ Под ред. Проф. В.И.Подольского. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, Аудит. - 2004. - 583с.

16. Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. - М.: ЗАО Финстатинформ - 2000. - 239с.